کنترل کردن
یکی از مهمترین تفاوت های یک انسان توانگر و فعالی که نقش "اقدام ها" در زندگیش بیشتر است با یک انسان منفعل که "پاسخ ها" بیشتر زندگیش را شکل می دهند، اینست که انسان توانگر، کنترل امور مختلف در زندگی یا کسب و کارش را در دست دارد اما انسان منفعل در گردابی از رویدادها، شرایط محیطی و عادتها غرق شده است و قدرت کنترل، آزادی عمل و انتخاب کمتری دارد.
(برای مطالعه بیشتر درباره تفاوت اقدام و پاسخ به فایل مدل ذهنی مراجعه کنید.)
کنترل کردن می تواند در بخش های مختلف زندگی مان ظاهر شود، از ساده ترین کاربردها در کنترل وسایل مکانیکی و کنترل دمای اتاق تا کاربردهای پیچیده تر:
وقتی که می خواهیم وزن خودمان یا میزان ورزش و سلامتی خودمان را کنترل کنیم و در سطح مطلوبی نگه داریم،
وقتی که قصد داریم ساعت های مطالعه خودمان را تا حد مشخصی افزایش دهیم،
وقتی که می خواهیم درس خواندن فرزندانمان را کنترل کنیم،
یا وقتی که مدیری هستیم که می خواهیم میزان انگیزه یا کارآیی کارمندان را کنترل کنیم و در سطح مطلوبی حفظ نماییم.
بنظر می رسد، کنترل کردن در تمامی موارد مطرح شده، اصول و سازوکار مشابهی دارد. اگر قصد داریم یک پارامتر مشخص را کنترل کنیم و به سطح مطلوب برسانیم:
1- اولین و مهمترین کار، مانیتور کردن، سنجش و اندازه گیری پارامتر موردنظرمان است. اینکه بدانیم وضعیت فعلی چگونه است. پس در این مرحله:
- اگر می خواهیم دمای اتاق را کنترل کنیم باید به کمک یه دماسنج، دمای فعلی را اندازه گیری کنیم.
- اگر می خواهیم میزان مطالعه خودمان را کنترل کنیم باید یک شاخص و کمیت تعیین کنیم و آن را اندازه گیری کنیم. مثلا تعداد صفحاتی که در هر روز می خوانیم را بشماریم و ثبت کنیم.
- اگر می خواهیم وزن خودمان را کنترل کنیم، می توانیم غذاهایی که در هر روز مصرف می کنیم و میزان کالری هر یک را ثبت کنیم.
- اگر کیفیت محصولات یا کارایی کارمندان را می خواهیم کنترل کنیم و ارتقا دهیم، باید شاخص هایی برای اندازه گیری آن ها تعیین کنیم و وضع فعلی را اندازه گیری و ثبت کنیم.
در بعضی از موارد ، همین کار ساده ی اندازه گیری و گزارش منظم یک پارامتر، باعث ایجاد بهبود می شود. بعنوان مثال من که قبلا تصور می کردم در طول روز از وقتم بیشترین استفاده را می کنم (و بدنبال روش های مدیریت زمان یا کاهش ساعت های خوابم بودم)، با اندازه گیری و ثبت میزان وقتی که به کارهای روزانه اختصاص می دهم، متوجه می شوم که تصوراتم اشتباه بوده و بیشتر وقت من در شبکه های اجتماعی یا پای فیلم های سینمایی صرف می شود. همین اطلاع یافتن من از واقعیت های موجود، باعث می شود که در گذران وقتم تجدید نظر کنم. یا بعنوان کارمند یک شرکت وقتی که احساس می کنم عملکردم سنجیده و ثبت می شود، کمیت و کیفیت کارهایم را افزایش خواهم داد.
2- دومین اصل کنترل، اقدام کردن یا عمل کردن است. در بسیاری از موارد، صرفا اندازه گیری کردن کافی نیست، بلکه باید وارد عمل شویم و اقدام اصلاحی متناسب را انجام دهیم. در اینجا تصمیم میگریم که اگر پارامتر موردنظرمان از مقدار مطلوب کمتر یا بیشتر بود، چه اقدام یا اقداماتی را انجام دهیم. بعنوان مثال :
- اگر میزان مطالعه ام (تعداد صفحه در روز) کمتر از میزان هدف گذاری شده است، وارد عمل می شوم و بخشی از ساعت های خواب یا ورزش را به مطالعه اختصاص می دهم یا عادت مطالعه را در خودم ایجاد می کنم.
- اگر با سنجش و ثبت گذران وقت روزانه ام متوجه شدم بیشتر اوقاتم صرف گشت و گذار در تلگرام یا اینستاگرام می شود، می توانم اقداماتی بدین صورت انجام دهم: ساعت های مشخص و محدودی را به چک کردن شبکه های اجتماعی اختصاص دهم و بتدریج این ساعت ها را کاهش دهم و با فعالیت دیگری جایگزین کنم.
- اگر انگیزه یا کارایی کارمندان بیشتر یا کمتر از میزان مطلوب باشد، چه اقداماتی باید انجام دهیم؟ پاداش یا تنبیه، افزایش حقوق، یا بهبود شرایط محیط کار. در چنین مواقعی بهتر است با مراجعه به مشاورین یا مقالات و نظریه های معتبر، درباره اقدام اصلاحی مناسب تصمیم بگیریم.
3- کنترل کردن یک چرخه است و باید بصورت مستمر تکرار شود. هر بار طی شدن این چرخه باعث می شود بتدریج پارامتر تحت کنترل به مقدار مطلوبمان نزدیک تر شود. طی شدن این جرخه با تاخیر همراه است. بنابراین نباید انتظار داشته باشیم که با اولین اقدامات ما، همه چیز به حالت مطلوب دربیاید. مثلا برای تغییر خصوصیتی در خودمان، ممکن است حداقل به سی روز زمان نیاز داشته باشیم یا برای ایجاد تغییر در یک تیم، یک سال زمان مناسبی باشد. باید همواره آهستگی و پیوستگی تغییرات را در نظر بگیریم و با اعمال فشار بیشتر، سعی نکنیم که تحولاتی در کوتاه مدت بوجود آوریم.
پینوشت: بنظر من کسی که خود را قربانی شرایط محیطی نمی داند و شروع می کند به ایجاد تغییرات تدریجی در زندگیش و شروع می کند به اقدام کردن و تمرکز بر حوزه نفوذش و استفاده بهینه از اختیار حداقلی خودش، باید چندین گزارش از سنجش و اندازه گیری پارامترهای مهم زندگیش داشته باشد. مثلا گزارش تعداد ساعت هایی که به مطالعه اختصاص داده یا گزارش تعداد کلمات یا صفحاتی که نوشته، گزارش هزینه های ماهیانه اش، گزارش میزان خواب روزانه اش. این گزارش ها باعث می شوند که واقعیت موجود را بصورت شفاف و دقیق تری ببینیم و بعدا بتوانیم بطور موثرتری اقدام کنیم. وقتی که می دانم بیشتر هزینه های ماهیانه ام صرف چه شده اند، بصورت بهتر و موثرتری می توانم هزینه هایم را مدیریت کنم.
روح الله
