مهاجرت به وردپرس

سلام

من از اینجا به آدرس زیر مهاجرت کردم:

www.alirasooli.com

استعاره ای برای کل نگری: فیلم سازی

مقدمه:

بسیار پیش می آید که مطلبی را می خوانیم و یاد می گیریم، اما درست در شرایطی که به آن مطلب و دانش نیاز داریم، حواسمان نیست که از آموخته ها و دانشمان در آن زمینه استفاده کنیم.

مثلا من نکات بسیاری را درباره ی شیوه های درست و موثر گفتگو یا مذاکره مطالعه می کنم، اما در طول روز، قبل از آغاز صدها گفتگویم با دیگران، متوجه نیستم که باید از آن نکات در گفتگوهایم استفاده کنم.

در واقع چیزهایی که می دانم را به کار نمی بندم، نه بخاطر اینکه اراده کمی دارم یا دانسته هایم کاربردی نیستند، فقط به این خاطر که در مواقع نیاز، دانسته هایم را بخاطر نمی آورم و یا متوجه آن ها نیستم.

مثلا مطالعات زیادی درباره ی "تصمیم گیری" داشته ام، اما در طول روز صدها تصمیم می گیرم و بعد از آن حتی متوجه نمی شوم که "من تصمیم گرفتم!"، چه برسد به اینکه دانشم درباره ی تصمیم گیری را در بعضی از این تصمیم ها بکار بگیرم. دلیلش شاید اینست که ما هیچگاه در موقعیت تصمیم گیری و انتخاب، به خودمان نمی گوییم که "الان می خواهم که یک تصمیم بگیرم. پس بهتر است اول بروم جعبه ی دانشم درباره ی تصمیم گیری را باز کنم و نکات آن را رعایت کنم!". همه ی ما در طول روز شاید بارها و بارها به آینده کاری خودمان یا اگر مدیر باشیم، به آینده شرکت و کسب و کارمان فکر کنیم. اما در هیچ یک از این لحظاتی که سخت مشغول فکر کردنیم، به خودمان نمی گوییم که "حالا می خواهم استراتژی آینده را مشخص کنم، قربتا الی الله. مطابق بسته آموخته هایم درباره استراتژی، اول بهتر است فرصت ها و تهدیدها را مشخص کنم ..."

چه باید کرد؟ یکی از راه هایی که به ذهن من می رسد و همیشه به خودم یادآوری می کنم، تقویت مهارت یادگیری است. اینکه سعی کنیم مطالب را بصورت بسته هایی با یک برچسب مشخص در ذهنمان انبار نکنیم و بلکه سعی کنیم هر دانش و مطلبی که می خوانیم را با ذهن و فکر خود عجین کنیم، بصورتی که طرز تفکر و نگرش ما عوض شود. در اینصورت است که از فردی که "تفکر سیستمی یا تفکر استراتژیک می داند" تبدیل می شویم به فردی که "تفکر سیستمی دارد" یا استراتژیک فکر می کند.

یک روش موثر برای افزایش عمق یادگیری، ساختن تداعی های مختلف است. یعنی هر چه که می خوانیم را به دانسته های قبلی مان پیوند بزنیم، مثال ها و مصداق های متعدد برایش پیدا کنیم، موارد کاربرد آن در زندگی مان را تجسم کنیم. در طول روز فرصت هایی را جستجو کنیم تا از مطالب خوانده شده استفاده نماییم یا به آن ها فکر کنیم و یا اینکه در انتهای روز درباره ی آن بنویسیم.

اصل مطلب:

قبلا دو استعاره و مثال برای کل نگری مطرح کردیم:

+ عمارت وینچستر یا کل نگری در برنامه ریزی برای زندگی 

+ طراحی کردن بعنوان استعاره ای برای کل نگری

در اینجا می خواهیم فیلم و فیلم سازی را بعنوان یک استعاره برای کل نگری بررسی کنیم. فرض کنید می خواهیم یک فیلم بسازیم و برای چگونگی انجام این کار از دوستانمان مشورت می خواهیم.

دوست جزء نگرمان می گوید: "فکر می کنی فیلم یعنی چه؟ فیلم از صدهزار تصویر که پشت سر هم نمایش داده می شوند تشکیل شده است."

که البته درست هم می گوید. فراموش نکنیم، جزءنگری اغلب با تجزیه کل به اجزایش آغاز می شود.

دوست جزءنگرمان ادامه می دهد: "پس برای ساختن فیلم کافیست هر روز هزار عکس را ذخیره کنی و این کار به مدت صد روز ادامه دهی"

اما دوست کل نگرمان اینطور توضیح می دهد: "برای فیلم ساختن باید یک تم و موضوع کلی در نظر بگیری، یک داستان کلی برای آن بنویسی شخصیت های اصلی را بیافرینی، بعد باید سعی کنی این داستان را به چند ماجرای اصلی تقسیم کنی، سپس جزئیات و رویدادهای هر یک از ماجراها را مشخص کنی و شخصیت های جانبی را تعیین کنی..." 

اشتباه دوست جزءنگرمان اینجاست که نمی داند یک کل، چیزی فراتر از اجزای آن در کنار یکدیگر است، این اجزا باید ارتباط خاصی با همدیگر داشته باشند تا آن کل را بوجود آورند و هدف کلی را محقق کنند. بنابراین در یک فیلم هم هر تصویری باید به تصاویر قبل و بعد خود مرتبط باشد و مجموعه ای از تصاویر عالی، فیلم خوبی نخواهد بود.

البته این مثالی که بررسی کردیم، جزو بدیهیات است و احتمالا باید به عقل دوست جزءنگر شک کنیم. اما بیایید بررسی کنیم که چه جاهای دیگری ما ممکن است ناخودآگاه مثل دوست جزءنگرمان فکر کنیم:

 + زندگی و عمر ما از سال های متوالی تشکیل شده است، کافیست به برنامه ای که اول هر سال می ریزیم عمل کنیم..

 + یک تیم فوتبال از بازیکنانش ساخته شده است. کافیست پول کافی در اختیارمان بگذارند تا بهترین بازیکنان را جذب کنیم..

+ یک سازمان یا شرکت از آدم ها بوجود می آید. کافیست بهترین ها را استخدام کنیم.. (این احتمالا شعار مدیران منابع انسانی است، اما نباید فراموش کنیم که بهبود فرآیندها و گردش کار در یک سازمان موثرتر از جابجایی افراد است)

 + این محصول صد جزء دارد. باید هر یک از این اجزا را به بهترین وجه طراحی کنیم و بسازیم تا یک محصول عالی تحویل مشتری دهیم..

 + (مدیر شرکت خطاب به مدیران واحدها) شرکت ما پنج واحد اصلی دارد تحقیقات، تولید، تدارکات، فروش و مالی. من از مدیران این واحدها انتظار دارم که وظایف خود را به بهترین نحو انجام دهند و بهترین عملکرد را داشته باشند. (هر بخشی، بدون توجه به کل شرکت، شروع به انجام بهینه سازی هایی می کند که به بخش های دیگر و به عملکرد کل صدمه می زند. مثلا واحد تدارکات ارزان ترین موارد اولیه را می خرد و بعلت کاهش هزینه ها تشویق می شود و واحد فروش ناچار است محصولات بی کیفیت را بفروش برساند)

آیا جزءنگری نادرست است؟ خیر. اما به تنهایی کافی نیست و باید در کنار کل نگری از آن استفاده کرد. اشکال جزءنگری اینجاست که در تجزیه کل به اجزایش، روایط بین اجزا را نمی بیند و از بین می برد. در حالی که روابط بین اجزا (نسبت به خود اجزا) تاثیر بیشتری در رفتار کل سیستم دارند.

جزءنگری معمولا با مرزگذاری آغاز می شود. چه مرزگذاری بین بخش های یک سازمان، چه مرزگذاری بین علوم و دانش های مختلف، چه مرزگذاری بین کشورها و قومیت ها. نباید فراموش کنیم که مرزها، صرفا فرضیات و مدل های ما هستند و لزوما واقعیت بیرونی ندارند. بدن ما به کلیت خود و با اجزای بهم پیوسته اش در حال کار کردن است و این ماییم که مرزهای فرضی می گذاریم و مثلا بخشی از بدن را مغز و بخشی را دست می نامیم. چنانکه دنیای واقعی و طبیعت نیز کاملا بهم پیوسته است و این ماییم که با مرزگذاری و تجزیه آن به علوم مختلف سعی می کنیم آن را بهتر بشناسیم، اما بعدها فراموش می کنیم که این مرزها فرضیات ما بوده اند (مثلا افرادی که از رشته دانشگاهی خود دفاع می کنند و یا می گویند آن مساله به بازاریابی مربوط نیست و مساله حسابداری است، آن مساله برقی نیست مکانیکی است).

اصول و قوانین فردی

پیش نوشت:

محمدرضا شعبانعلی نوشته های مختلفی تحت عنوان قوانین زندگی من، قوانین کسب و کار من، قوانین یادگیری من، دارد. ماه ها پیش که این نوشته ها را خواندم، با خودم فکر می کردم که چرا من قانون و قاعده خاصی در بخش های مختلف زندگیم ندارم و همیشه هر طور که پیش آمده و شرایط فردی و محیطی ایجاب کرده رفتار کرده ام. این موضوع مدت ها در گوشه ذهنم بود و مصداق های متعددی برای آن پیدا کردم، تا اینکه با مطالعه متن زیر در سایت بهترین پاسخ تصمیم گرفتم درباره آن بنویسم.

" انسل آدامز عکاس آمریکایی که بعضی او را در حد اسطوره عکاسی می‌دانند، عمده‌ی شهرت خود را از عکاسی مناظر مختلف آمریکا (خصوصاً غرب آمریکا) کسب کرده است. او در سال 1902 به دنیا آمده و در سال 1984 فوت شده است.

از جمله مواضع معروف انسل آدامز این است که باید به طبیعت احترام گذاشت و دلیل ندارد برای جذاب کردن عکس‌های ضعیف خود، به دستکاری عکس‌ها بپردازیم."

من همیشه با خودم فکر می کردم که بالاخره هر عکسی که می گیریم بخش های نامطلوبی دارد و هیچ اشکالی ندارد که با کمی ویرایش، عکس را کامل تر کنیم و اصلا حالا که همه مردم عکسهایشان را ویرایش می کنند، کسی که از ابزارهای ویرایش عکس استفاده نکند، به خودش جفا کرده است و نمی تواند با دیگران رقابت کند. اما با مطالعه متن فوق متوجه شدم که انسل آدامز نگرش خاص خودش را دارد و بر طبق آن قانونی برای خودش وضع کرده است که به دستکاری عکس ها نپردازد و اتفاقا نه تنها از قافله عکاسان عقب نمانده است و بلکه بعنوان یکی از اسطوره های عکاسی شناخته می شود.

اصل مطلب:

چرا قوانین شخصی در زندگی می توانند مفید باشند؟ قوانین شخصی به زندگی ما جهت می دهند. یعنوان مثال به مسیر حرکت دو ذره قرمز و آبی در شکل زیر نگاه کنید. ذره آبی هیچ قاعده و قانون خاصی را رعایت نمی کند و صرفا به رویدادهای محیطی واکنش نشان می دهد که باعث شده است در محیط سرگردان شود (مثل حرکت براونی یک ذره گرد در هوا). اما ذره قرمز ظاهرا قواعد خاصی برای خودش وضع کرده است (هیچگاه به سمت پایین و چپ نچرخد) که باعث می شود مسیر حرکتش جهت دار باشد.

اگر ذره آبی به نقطه مطلوب و موردنظرش نرسد و شکست بخورد، نمی داند که چرا چنین شده؟ در چه چیزی باید تجدید نظر کند؟ چه چیزی را باید تغییر دهد؟ و حتی اگر به نقطه موردنظرش برسد و موفق شود، نمی داند که علت اصلی این موفقیت چه بوده و چگونه این موفقیت خودش را تکرار کند.

اما ذره قرمز اگر قوانین نادرستی را اتخاذ کرده باشد، زودتر به دیوار برخورد می کند و شکست می خورد. بعد از آن هم می داند که چه چیزی را باید تغییر دهد و می تواند در قوانین شخصی و جهت گیری اش تجدید نظر کند. و اگر موفق شود می داند به احتمال زیاد قوانین شخصی اش علت این موفقیت بوده اند.

بعنوان مثال دیگر در زمینه امور مالی زندگی ، دو فرد زیر را در نظر بگیرید:

فرد اول، هیچ قاعده و قانون خاصی ندارد. هر وقت که پول داشته باشد خرج می کند و هر وقت نداشته باشد قرض می کند! ممکن است چند ماه در اثر پاداش و هدیه موجودی حسابش افزایش یابد و ممکن است یک روز بخواهد ماشین بخرد و همه حسابش را خالی یا حتی منفی کند. اگر نمودار موجودی حساب این فرد را رسم کنیم، با خطوطی که دائم بالا و پایین می جهند مواجه خواهیم شد.

فرد دوم، قاعده ساده ای برای خودش در نظر گرفته است، اینکه بلافاصله بعد از دریافت حقوق ماهانه اش، ده درصد آن را در یک حساب پس انداز کند و هیچ گاه آن را خرج نکند. موجودی حساب این فرد از حالت نامنظم و تصادفی خارج شده و سیر صعودی به خودش میگیرد. (البته بهتر است که این ده درصد را صرف سرمایه گذاری کند، مثلا سرمایه گذاری در رشد و توسعه فردی خودش)

این قواعد و قوانین می توانند مثال ها و مصداق های متعددی داشته باشند. که من سعی می کنم بعضی از آن ها را بیان کنم:

مثال 1: فردی که تصمیم می گیرد به کسی تعهدی ندهد مگر آنکه کاملا به آن وفادار باشد یا ساده تر، به همه تعهدات زمانی خود پایبند باشد و بیهوده وعده وعید ندهد. یا حتی ساده تر، برای هیچ یک از قرارهایش دیر نکند.

مثال 2: محمدرضا با خودش قرار می گذارد که هر روز بنویسد و هیچ روزی را بدون نوشتن به سر نرساند. یا با خودش قرار می گذارد که هر روز حداقل 50 صفحه کتاب بخواند.

مثال 3: second-order-rule می تواند مثال دیگر برای قواعد شخصی باشد. وقتیکه تصمیم میگیرم همیشه موقع سوار شدن به ماشین کمربند ایمنی را ببندم، مستقل از اینکه مسیرم نزدیک باشد یا حتی بخواهم ماشین را حرکت دهم.

مثال4: معمولا افراد با تجربه در بورس و خرید و فروش سهام شرکت ها، به تازه کارها توصیه می کنند که بجای خرید و فروش احساسی یا پیروی رندم از قواعد مختلف، حتما یک استراتژی معاملاتی خاص خودشان داشته باشند و بمدت طولانی به آن وفادار بمانند.

من فکر می کنم یکی از چیزهایی که می تواند ما را از دیگران متمایز کند و مسیرمان را از مسیر متوسط ها و متعادل ها جدا کند، وضع کردن قواعد و قوانین شخصی و پایبندی به آن هاست.

پینوشت: دوست خوبم، امین آرامش هم در مطلبی تحت عنوان "لذت قانون بی چون و چرا" درباره این موضوع نوشته است.

آلترناتیوها

 جایگاه و اهمیت تصمیم گیری در زندگی غیرقابل انکار است. بسیار شنیده ایم که موفقیت یا شکست، حاصل تصمیم ها و انتخاب های ماست. موقعیت فعلی ما، خوب یا بد، نتیجه ی تصمیم هایی است که در گذشته گرفته ایم. 

همین الان که در حال خواندن این نوشته ها هستیم، تصمیم گرفته ایم یا انتخاب کرده ایم که از بین کارهای مختلف مثل چای خوردن، صحبت با دوستان، قدم زدن، هیچ کاری نکردن و تلویزیون دیدن، این متن را بخوانیم.

ما هر لحظه در حال تصمیم گیری و انتخاب هستیم، اما مشکل اینجاست که بسیاری از این تصمیم ها بصورت ناخودآگاه انجام می شوند. ما معمولا بدون بررسی آگاهانه گزینه های مختلف، صرفا گزینه پیش فرض (default) را انتخاب می کنیم. گزینه های پیش فرض لزوما همسو با اهداف و خواسته های ما نیستند و ممکن است حاصل آموخته ها و القائات خانواده، دانشگاه یا جامعه باشند یا گزینه هایی که ریسک کمتری دارند و امنیت ذهنی ما را به هم نمی زنند. بعضی از اوقات گزینه های پیش فرض، صرفا گزینه هایی هستند که به نظرمان ساده و آسان هستند، گزینه هایی که قبلا یک بار آنها را انتخاب و امتحان کرده ایم و حالا برایمان آشنا و کم ریسک بنظر می رسند.

یک راه موثر برای رهایی از دام گزینه های پیش فرض و افزایش کیفیت تصمیم ها و انتخاب هایمان، دانش آلترناتیوها است. دانش آلترناتیوها یعنی در هر موقعیتی، آلترناتیوها و گزینه های مختلف را شناسایی کنیم و در تصمیم گیری خودمان در نظر بگیریم. شاید بتوانیم دانش آلترناتیوها را هم معنی با "تفکر واگرا" یا "تفکر خلاقانه" در نظر بگیرم.

من اولین بار اصطلاح "دانش آلترناتیوها" را از محمدرضا در فایل صوتی حرفه ای گری شنیدم. محمدرضا در این فایل صوتی مثالهای متعددی برای دانش آلترناتیوها بیان می کند از جمله اینکه اگر از یک ابزار و نرم افزار خاصی در حرفه مان استفاده می کنیم، کمی جستجو کنیم و ببینیم که چه ابزارهای جایگزین دیگری برای آن وجود دارد؟

دانش آلترناتیوها آنقدر مصداق ها و کاربردهای متعددی در زندگیمان دارد که می توانیم آن را بعنوان یک نگرش و مدل ذهنی در نظر بگیریم. چند نمونه از مصداق هایی که به ذهن من می رسد:
+ برای این مساله چه راه حل های جایگزین دیگری می توان بیان کرد؟
+ چه راه های دیگری برای پاسخگویی به این نیاز وجود دارد؟
+ از چه مسیر دیگری می توانم به مقصد موردنظرم برسم؟
+ چه راه های دیگری برای انتقال پیام موردنظرم وجود دارد؟
+ مشتریان من، چه آلترناتیوهای دیگری بجای خرید محصول یا خدمات من دارند؟
+ الان بجای انجام این کار، چه کارهای دیگری می توانم انجام دهم؟ (برای بازنگری در عادت های روتین)
+ این موضوع را به چه شیوه های دیگری می توانم بیان کنم؟ (در تمرین فن بیان)

+ بجای استفاده از این کلمه، چه کلمات دیگری می توانم بکار ببرم؟ (در تمرین تسلط کلامی)

اخیرا محمدرضا در وبلاگش مصداق دیگری برای این نحوه نگرش بیان کرده که برای من بسیار الهام بخش و مفید بود و انگیزه نوشتن این پست شد. محمدرضا در بخشی از نوشته خودش با عنوان "به جای کتاب خواندن چه کار دیگری انجام می دهید" می گوید:

"من یک روش ساده و اثربخش دارم که وقتی مطمئن نیستم طرف مقابلم را به درستی فهمیده‌ام، از آن استفاده می‌کنم.

از طرف مقابل در مورد رفتارها و انتخاب‌های جایگزین می‌پرسم.

مثلاً کسی می‌گوید من عاشق تئاتر رفتن هستم.

اگر نتوانم بفهمم که تئاتر رفتن برای او چه معنایی دارد، می‌پرسم: اگر شرایظی پیش بیاید که نتوانی تئاتر بروی، جای خالی آن را با چه چیزی پر می‌کنی؟

تا کنون جواب‌های بسیار متفاوتی شنیده‌ام. از جمله اینکه:

• برخی گفته‌اند با دوستان‌شان وقت می‌گذرانند.
• برخی گفته‌اند نمایشنامه می‌خوانند.
• عده‌ای گفته‌اند به سینما می‌روند.
• عده‌ای دیگر، خلوت کردن باخود را مطرح کرده‌اند.
• دوستی هم گوش دادن به موسیقی را تنها چیزی می‌دانست که می‌تواند جای خالی تئاتر را پر کند.

بسته به اینکه طرف مقابل کدام جایگزین را مطرح کند، می‌توانیم مفهوم تئاتر را در ذهن و زبان او بهتر بفهمیم."

من در تئوری و در فکرم کتاب خواندن را راهی برای یادگیری، تغییر و هم کلامی با بزرگان می دانم. اما در عمل، اگر انرژی و حوصله کتاب خواندن نداشته باشم، فیلم دیدن را جایگزین آن می کنم. در واقع این رفتار جایگزین نشانه ای است که من برخلاف تئوری های مورد حمایتم، در عمل کتاب خواندن را بعنوان یک تفریح و گذران وقت می بینم.

یک میکرواکشن و تمرین مفید برای دیدن آلترناتیوها اینست که عامدانه در تمام انتخاب های بدیهی، پیش فرض ها و عادت هایمان فکر کنیم و سعی کنیم آلترناتیوهای مختلفی برایشان بیان کنیم.

کانال مهارت های ارتباطی

تقریبا تمامی آنچه که تا کنون آموخته ایم و تجربه کرده ایم و همه تخصص و اطلاعات و دانشی که کسب کرده ایم در مغزمان انباشته شده است، تا زمانی که تصمیم می گیریم در قالب گفتگو با دیگران، نوشتن یا انجام کاری اطلاعات خود را به محیط اطرافمان منتقل کنیم و بر محیط اطرافمان تاثیر بگذاریم.

ما معمولا روی بهبود و رشد قدرت تفکر و تحلیل و افزایش دانش و اطلاعات خودمان تمرکز می کنیم و از جنبه های مهم دیگر غافل می شویم. اینکه، برای ارزش آفرینی و تاثیرگذاری بر محیط، باید بتوانیم آنچه در مغزمان انباشته ایم را به خوبی به محیط اطراف (و دیگران) منتقل کنیم.

در دنیای امروزی، بخش اعظمی از تاثیرگذاری ما از طریق گفتگو یا نوشتن حاصل می شود. بدون این مهارت های ارتباطی، هر چقدر هم که برای خودمان حرفه ای و مغز متفکر باشیم، نمی توانیم حضوری سازنده و مفید و موثر در کنار دیگران داشته باشیم.

من برای تقویت مهارت های ارتباطی خودم تصمیم گرفتم که کتاب "seven challenges in communications" که متمم توصیه کرده را مطالعه کنم. برای این منظور، یک کانال تلگرامی ایجاد کردم تا بصورت روزانه ترجمه خودمانی مطالب کتاب را همراه با تصاویر و تمرین های جذاب در کانال بگذارم تا هر روز ذهنم با این مطالب درگیر باشد و مصداق های آن را در بین تعاملات روزانه ام جستجو کند و بتوان مطالب گفته شده را تمرین کرده و یاد بگیرد. در صورتی که چنین مطالبی می تواند برایتان مفید باشد، خوشحال می شوم که در این کانال عضو شده و مرا همراهی کنید.

در اینجا نمونه ای از پست های کانال را قرار می دهم:

آدرس کانال:     telegram:  @WeLearners

یادگیری از رویدادهای روزمره

هر یک از ما در طول روز در معرض رویدادهای بسیاری قرار می گیریم و حالات و احساس های مختلفی را تجربه می کنیم. گاهی با کمی خودآگاهی و دقت به حالت های خودمان می توانیم چیزهای بسیاری را از قبل تجربیات روزمره یاد بگیریم. بعنوان مثال حالت های زیر را در نظر بگیرید:

مثال1:
در میان وبسایت ها یا کانال های تلگرامی می گردم و مطالبی را که به نظرم جالب است، در تلگرام برای دوستم نیز می فرستم، و او هر بار با دیدن پیام من یک استیکر ثابت و مشخصی را ارسال می کند :) من از پاسخ های کوتاه و تکراری او دلسرد می شوم و بتدریج پیام های کمتر و کمتری را برایش می فرستم.
بعد از این رویدادها، من با کمی تامل در رفتار و واکنش خودم می توانم چیزهای بسیاری را یاد بگیرم، مثلا فکر کنم که شنیدن جواب های کوتاه، روتین و تکراری برای آدم ها خوشایند نیست و آن ها را دلسرد می کند، چون احتمالا فکر می کنند که ما نسبت به حرف های آنها بی توجه هستیم.
یا ممکن است فکر کنم که چه جالب، همانطور که دوست من با واکنش خودش رفتار من را کنترل کرد، من نیز می توانم با واکنش هایی که نسبت به رفتارهای دیگران دارم، رفتار آن ها را کنترل کنم. و بعد رفتارهایی که دیگران با من دارند را در نظر بگیرم و فکر کنم که کدام یک از واکنش ها و رفتارهای من باعث بوجود آمدن یا تقویت آن رفتارها شده است. بعنوان مثال من همیشه گله دارم که دیگران برای بیان مصیبت ها و دردها و مشکلاتشان به من مراجعه می کنند، اما شادی ها و موفقیت هایشان را از من پنهان می کنند؛ حال با خودم فکر می کنم که وقتی که دیگران از موفقیت های خود با من حرف می زنند، من معمولا چه واکنشی نشان می دهم؟ آیا از شنیدن موفقیت آن ها خوشحال می شوم و تشویقشان می کنم، یا نه برخوردی سرد و دلسرد کننده دارم؟

مثال 2:
در یک جلسه کاری شرکت کرده ام و مدیر یا یکی از همکاران درباره کارهای من حرفی می زند یا انتقادی می کند که باعث رنجش و ناراحتی یا عصبانیت من می شود. پس از وقوع این رویداد، من می توانم به احساساتی شدن قانع نباشم و کمی درباره رفتارها و واکنش ها تامل کنم. چه چیزی باعث ناراحتی من شد؟ آیا من از نحوه ی بیان نامناسب ناراحت شدم؟ آیا انتقاد آن ها درست و منطقی است؟
بعد می توانم نتیجه گیری کنم که این شیوه ی انتقاد کردن باعث رنجش و ناراحتی افراد می شود. و فکر کنم که خود من در چه مواقعی این اشتباه را مرتکب شده ام یا ممکن است مرتکب شوم.

مثال 3:
در محیط کاری، مدیرمان کار مشترکی را به من و همکارم می سپارد. من بسیار علاقه مندم که آن کار را به انجام برسانم، اما با توجه به اینکه مهلت مشخص برای انجام آن کار تعیین نشده است، مدام انجام آن کار را به آینده موکول می کنم و به کارهای مهم تر و اضطراری می پردازم، از طرف دیگر، برایم شفاف نیست که کدام بخش از کار را من انجام خواهم داد و کدام بخش را همکارم. همچنین همکارمان به تازگی به جمع ما افزوده شده است و من رابطه خوب و صمیمانه ای با او ندارم و تمایل چندانی به گفتگو با او درباره کاری که مدیر به ما سپرده است ندارم.
تا اینکه یک روز مدیرمان به اتاق من مراجعه می کند و درباره کار مشترکی که قرار بود انجام دهیم سوال می کند. کاری انجام نشده است، مدیرمان بسیار عصبانی می شود که چطور دو نفر بعد از گذشت چند هفته این کار ساده را انجام نداده اند.
بعد از این رویدادها نیز، من با کمی تامل در روند این اتفاقات و تجربیات خودم می توانم مطالب بسیاری را بیاموزم. اینکه کاری را همزمان به دو نفر نسپارم، چون احتمال انجام آن کار کاهش می یابد (شاید بهتر باشد فقط یکی از آن ها مسئول انجام آن کار باشد). اینکه برای افراد تازه کار و افرادی که تازه به تیم افزوده شده اند، در ماه های ابتدایی تا حد امکان وظایف مشخص و مستقل تعریف کنم وطایفی که چندان نیازی به تعامل و مشارکت گروهی ندارد. همچنین می توانم یاد بگیرم برای کارهایی که به دیگران می سپارم مهلت مشخصی تعیین کنم.

بطور خلاصه، انسان ها شباهت های بسیاری به یکدیگر دارند؛ ما با دقت و تامل در حالت ها، واکنش ها، رفتارها و تجربیات خودمان، علاوه بر اینکه شناخت خوبی نسبت به خودمان بدست می آوریم، می توانیم دیگر انسان ها را نیز بهتر بشناسیم و بطور مناسبی با آن ها رفتار کنیم.

# با متمم

سه روز دیگر گردهمایی متممی هاست و خوشحالم که بسیاری از دوستانی که از نظراتشان در متمم آموخته ام را می توانم از نزدیک ملاقات کنم.

متمم باعث تحول دیدگاه ها و افکار من شد، مفاهیمی مانند ارزش آفرینی، تفکر سیستمی، مدل های ذهنی و مهارت یادگیری را برای اولین بار در متمم آموختم و تمرین کردم. اما مهم ترین درسی که از متمم یاد گرفتم، این بود که با وجود تمام شرایط فعلی و با وجود تمام بهانه هایی که عامه مردم می آورند، هنوز هم می توان در کشورمان کارهای درست و اصولی و حرفه ای انجام داد و در زندگی چند هزار نفر تاثیر گذاشت.

چند جمله از دمینگ

کنجکاو بودم که درباره زندگی ادوارد دمینگ (که متمم در بخش متفکران کلاسیک مدیریت، او را معرفی کرده است +) بیشتر بدانم. نهایتا امروز به سایت ویکیپدیا مراجعه و اطلاعات جالبی را در موردش مطالعه کردم. از جمله اینکه دمینگ اغلب بخاطر کارهایش در ژاپن بعد از جنگ جهانی دوم شناخته می شود. بسیاری از ژاپنی ها دمینگ را یکی از افراد الهام بخش در معجزه اقتصادی ژاپن (از سال 1950 تا 1960 که طی آن ژاپن بعد از جنگ به دومین اقتصاد قدرتمند دنیا تبدیل شد) معرفی می کنند.

بیشتر از همه این ها، نگاه سیستمی دمینگ برایم جالب بود. نگاهی که در جملات زیر آشکار است:

" The Appreciation of a system involves understanding how interactions (i.e., feedback) between the elements of a system can result in internal restrictions that force the system to behave as a single organism that automatically seeks a steady state. It is this steady state that determines the output of the system rather than the individual elements. Thus it is the structure of the organization rather than the employees, alone, which holds the key to improving the quality of output. " E. Deming

قصد دارم در آینده مطالب بیشتری درباره دمینگ مطالعه کنم و چکیده این مطالعات را در وبلاگ بنویسم.

یک داستان کوتاه پرمهر

تصمیم گرفتم برای اینکه مطالب وبلاگ از تحلیل های خشک و رسمی فاصله بگیره، گاهی داستان ها و موضوعاتی که برایم جالب هستند را نیز منتشر کنم. این داستان کوتاه، اولین پست از مجموعه مطالب "جالب" است.

مرد تعمیرکار خسته بود، گرمای هوا کلافه اش کرده بود. لباس کارش که خیس عرق شده بود را درآورد تا کمی خنک شود، کمی آب یخ نوشید. نشست تا نفسی بگیرد. وسایل داخل کیفش را مرتب می کرد که اع! دو تا سیب در داخل کیفش سبز شدند! "عیال هوایم را داشته" این را گفت و خوشحالی دوید زیر پوستش. به همه ی سال هایی فکر کرد که با سختی در کنار هم سوخته بودند و زندگی شان را ساخته بودند. چقدر خوشحال بود از این که چنین همراه مهربانی دارد. به خودش گفت: "یعنی کِی سیب ها را داخل کیف گذاشته که من نفهمیدم؟ چقدر قدرشناس و مهربان است."

مرد تعمیرکار انگار که خون تازه ای در رگهایش دویده باشد، سیب ها را داخل کیفش گذاشت و ایستاد. با خودش فکر کرد حیف است این سیب ها را همینجوری وقتی که خسته نیست بخورد. بلند شد و رفت تا هر چه زودتر کارش را تمام کند. می خواست هر چه زودتر به خانه برود و در کنار خانواده اش باشد.

داستان های عاشقانه همیشه در رستوران های شیک، هتل های مجلل و کشتی های بزرگ اتفاق نمی افتند، بلکه می توان در همین روزمرگی های ساده و همیشگی نیز آن ها را آفرید.

درس هایی که از مریم میرزاخانی می توان آموخت

ابتدا اجازه دهید سه مورد از سوال و جواب های مصاحبه دنیای اقتصاد با مریم میرزاخانی (منبع: مجله دیجی کالا) که برایم آموزنده بود را بیان کنم:

به‌عنوان یک مادر، چطور بین کار سنگین ریاضی و مادر بودن توازن برقرار می‌کنید؟

خیلی سخت است. البته شدنی است و ارزش انجام دادنش را دارد. خواه ناخواه میزان کار را کم می‌کند. یعنی اگر کسی فکر کند که هم می‌توانم یک خانواده خیلی خوب و با ارتباط قوی داشته باشم، هم کارم به‌‌ همان سرعت قبل پیش برود این طور نیست، باید به هر حال هزینه بکند. البته برای پدر هم سخت است و این کمی بستگی دارد که پدر و مادر چقدر تقسیم کار بکنند، چقدر برای بچه‌شان وقت بگذارند.

شما به غیر از فعالیت ریاضی و بودن با خانواده، چه علایق و فعالیت‌های دیگری دارید؟

در حال حاضر، همین دو تا را اگر بتوانم انجام دهم، خیلی خوشحالم. (خنده)

آیا هنوز هم به شهود‌ها و ایده‌های آن زمان باز می‌گردید؟

نه، الان دیگر اگر شما آن شش سؤال المپیاد ریاضی را به من بدهید، فکر نمی‌کنم بتوانم یکیش را هم حل کنم. حتی الان اگر سوال‌های کتاب نظریه اعدادی را که با رؤیا بهشتی نوشتیم از من بپرسند، من لزوما نمی‌توانم حل کنم. چون اصلا مدل فکری آدم عوض می‌شود. تفاوتش مثل تفاوت کسی است که در طول زندگی‌اش ورزش می‌کند ولی یک زمانی هم تمرین می‌کند برای اینکه مسابقه بدهد. در آن دوره‌ای که تمرین می‌کند، آمادگی‌اش برای مسابقه بهتر است، ولی ریاضی‌دان بودن مثل این است که بخواهید در طول عمرتان ورزش کنید. اینکه در ۱۸ سالگی ورزش کنید خیلی فرق می‌کند با اینکه همیشه ورزش کنید.

******

1- تمرکز، اولویت بندی اهداف

می دانم که این مطلب را بارها شنیده و خوانده اید. اما فکر می کنم باید صدها بار دیگر این را بشنویم تا به آن باور داشته باشیم.

ما معمولا عادت داریم که چندین کار و فعالیت و پروژه را در کنار خانواده و تفریح و ورزش، بطور همزمان جلو ببریم و از این چند کاره بودن و ایجاد تعادل بین همه ی این ها به خودمان می بالیم. ما دوست داریم همه چیزهای خوب را با هم داشته باشیم، ثروت و اثرگذاری یک کارآفرین موفق را به همراه کارهای علمی یک دانشمند و محقق برجسته، بعلاوه ی همه ی خوبی های یک عارف و زاهد وارسته را با هم می خواهیم.

اما با نگاهی به زندگی انسان های موفق و از جمله مریم میرزاخانی می بینیم که اغلب آن ها در زندگی خود هدف و رسالت مشخصی برای خودشان قائل بودند و زندگی شان را وقف آن کرده اند. مریم میرزاخانی می گوید که غیر از ریاضیات و خانواده نمی تواند فعالیت دیگری داشته باشد و حتی اشاره می کند که یک نفر نمی تواند هم یک خانواده خیلی خوب با ارتباطات قوی داشته باشد و هم کارش با سرعت قبلی جلو برود.

2- آهستگی و پیوستگی

و نکته ی آموزنده ی دیگر اینکه آماده شدن و تمرین برای قهرمانی در یک مسابقه، فرق دارد با یک عمر ورزش کردن. این نکته برای من تداعی کننده ی داستان آهستگی و پیوستگی است. ممکن است ما بصورت ضربتی و با فشار کاری زیاد بتوانیم در کوتاه مدت به دست آوردهایی برسیم، اما این نحوه ی کارکردن، برای انجام کارهای بزرگ و ماندگار مناسب نیست.

چنانچه برای مریم میرزاخانی نحوه ی تلاش و مطالعه برای المپیاد ریاضی با نحوه ی مطالعه و تلاش برای یک ریاضیدان بزرگ شدن فرق داشت.

فکر می کنم این (+) تجربه ی آقا معلم نیز مصداق دیگری برای همین نکته باشد. آنجا که دستفروشی که کنار خیابان عطر می فروشد به محمدرضا می گوید که : «برای یک ساعت دستفروشی هزار حقه وجود دارد. اما برای یک عمر دستفروشی، بهتر است کار را راحت‌تر بگیری!»
3- مدت طولانی با مسائل ماندن
معمولا عادت داریم در مواجهه با یک مشکل یا مسئله ای، اولین راه حل و جواب و تجویزی که به ذهنمان می رسد را اتخاذ می کنیم و برای رفع مساله وارد عمل می شویم. و یا اینکه مشکلات را لاینحل و ناشی از عوامل بیرونی می دانیم و ذهن خودمان را از فکر کردن به آن ها رها می کنیم. ما به سختی می توانیم در فضای ابهام ناشی از یک سوال یا مساله باقی بمانیم. مخصوصا با گذشت زمان، این کار سخت تر و سخت تر می شود. اما ظاهرا انسان های موفق اینگونه نیستند.

مریم میرزاخانی در پاسخ به این سوال که در طول روز چقدر کار می کند، می گوید: "... اصولا کار ریاضی به‌صورت خطی جلو نمی‌رود. گاهی مثلا قرار است یک مقاله را تمام کنید، یا مثلا باید آخرین نسخه‌اش را آماده کنید، خب باید بیشتر کار کنید، ولی در سایر مواقع این‌طور نیست که اگر بیشتر کار کنید بهتر باشد. مهم‌ این است که انگیزه‌تان را حفظ کنید و به آن مسئله‌ای که فکر می‌کنید، در یک مدت طولانی فکر کنید"

به نظر من، این نکته ی مدت طولانی با مسائل ماندن را می توان به سایر کارها و فعالیت ها نیز تعمیم داد. چنانچه انیشتین  هم گفته است که:

"It's not that I am so smart, it's just that I stay with problems longer"

مدیر پروژه ای که هر روز بر سر کارش حاضر می شود، تصمیمات لازم را اتخاذ می کند و راه حل هایی مطابق دانش و فکر خودش برای مشکلات ارائه می کند و در انتهای روز به خانه می رود و بقیه روزش را با آسودگی در آغوش گرم خانواده سپری می کند، می تواند مدیر خوبی باشد و حتی ممکن است چنین مدیری چندین پروژه موفق نیز در کارنامه اش داشته باشد. اما برای اینکه تبدیل شود به یک مدیر بزرگ، به کسی که حرفهای نو و تازه ای در زمینه حرفه ای خودش دارد، کسی که جزو پنج نفر اول در حوزه خودش در کشور یا دنیاست، این کافی نیست. بلکه باید با مسائل مدیریتی بیشتر از این ها باقی بماند و سوال ها و مشکلات حرفه اش باید تمام ذهن و فکرش را به خود مشغول کنند و دغدغه اش باشند. چنین فردی ممکن است ماه ها و سال ها به یک سوال مشخص فکر کند و در جستجوی پاسخ آن باشد.

فرآیندها و بهبود کسب و کار

موفقیت هر کسب و کاری را می توان وابسته به سه عامل افراد (با داشن، مهارت ها و انگیزه هایشان)، ابزارها (شامل زیرساخت ها، تجهیزات فیزیکی یا نرم افزاری) و همچنین فرآیندها (چگونگی انجام کارها و فعالیت ها در کسب و کار) دانست. از میان این سه عامل، فرآیندها اهمیت ویژه ای دارند، چون در دنیای پیچیده و متغیر امروزی، نرخ تغییر و جایگزینی افراد و ابزارها زیاد است؛ هر فردی بالاخره یک روز سازمان را ترک خواهد کرد و ابزارها و تکنولوژی های جدید جایگزین ابزارهای قدیمی خواهند گردید؛ اما در این میان، فرآیندها دوام و پایداری بیشتری دارند و سرمایه گذاری روی آن ها می تواند در بلند مدت نیز سودمند باشد.

یک فرآیند مشخص می کند که چه کارهایی باید انجام شود تا ورودی ها به خروجی ها تبدیل شوند. و بصورت دقیق تر، فرآیندها مشخص می کنند که چه کاری، توسط چه کسی و چه زمانی باید انجام شود (همچنین ابزارهای ضروری و کیفیت ورودی ها و خروجی ها نیز مشخص می گردند). در واقع فرآیندها، چارچوبی برای درک آنچه در یک کسب و کار اتفاق می افتد، هستند.

برای درک بهتر اینکه توجه به فرآیندها چه تاثیری در بهبود کسب و کار دارد کافیست یک کارخانه را تصور کنید. فرض کنید که شما در بیرون کارخانه در محلی که محصولات کارخانه خارج می شوند ایستاده اید و متوجه مشکلاتی در تولید کارخانه می شوید؛ بعنوان مثال می بینید که زمان تولید هر محصول بالاست یا میزان نقص ها در محصولات تولیدی زیاد است. چه کار می کنید؟ آیا بدون مراجعه به داخل کارخانه، صرفا با توجه به ورودی ها و خروجی های کارخانه می توانید علت مشکلات را شناسایی کنید؟ احتمالا به داخل کارخانه مراجعه می کنید و فرآیند تولید را بازبینی می کنید. مشخص می کنید که چه گام هایی طی می شود تا مواد خام اولیه به محصول نهایی تبدیل شوند. حال اگر مشکل تاخیر در تولید محصولات مواجه باشید، کافیست اندازه بگیرید که هر یک از فرآیندها یا مراحل تولید چه مدت طول می کشد و زمان کدام یک را می توان کاهش داد. ممکن است متوجه شوید که با چند آموزش ساده به یکی از کارگران می توانید سرعت خط تولید یا میزان خرابی ها را به میزان قابل توجهی کاهش دهید.

اهمیت و جایگاه فرآیند در سایر کسب و کارها نیز چنین است؛ تنها تفاوت اینجاست که در یک کارخانه تولیدی، فرآیندها برای ما بسیار شفاف و ملموس هستند (چون با دستگاه های فیزیکی سر و کار داریم). اما در سایر کسب و کارها و فعالیت ها، نمی توانیم فرآیندها را مشاهده کنیم، چون فرآیندها و چگونگی انجام کارها در ذهن کارکنان هستند.

وقتی که فرآیندها در ذهن کارکنان شرکت هستند و جایی نوشته و مدل نشده اند، (مانند کارخانه ای که فرآیند تولیدش را نمی بینیم) نمی توانیم تشخیص دهیم که کدام یک از کارها ایراد دارد و در کدام بخش باید بهبود ایجاد کنیم. با تعریف و مشخص کردن فرآیندها و رویه ها در کسب و کار می توانیم سیستمی ایجاد کنیم که مستقل از جایگزینی و تغییر افراد و ابزارها، مانند یک کارخانه کار می کند و همچنین بصورت پیوسته می توان فرآیندها و در نتیجه خروجی های کسب و کار بهبود داد و بهینه کرد.

همانطور که گفتیم، هر فرآیندی جنبه های مختلفی دارد، از جمله اینکه چه کارهایی باید انجام شود، این کارها توسط چه کسانی باید انجام شوند (نقش ها)، هماهنگی و مشارکت افراد چگونه باید باشد،  آموزش ها و مهارت هایی که این افراد باید داشته باشند چیست، چه ابزارهایی در مراحل مختلف فرآیند مورد نیاز است. جنبه های مختلف یک فرآیند خوب و بهینه را می توانیم در کلیپ زیر مشاهده کنیم (البته به نفس کارشون که دزدی از اموال مردم و بسیار ناپسند هستش کاری ندارم و بیشتر مهارت، هماهنگی و نحوه ی انجام کار برایم جالب بود و درس های خوبی از اون میشه گرفت)

 مدت زمان: 1 دقیقه 32 ثانیه. حجم فایل : 4 مگابایت

 

مهمترین نکته در کلیپ، طی کردن فرآیند و رویه مشخص، بصورت دقیق و هماهنگ هستش. با همه ی ملزوماتی که یک فرآیند داره:
در ابتدا نفر اول محیط را بررسی می کند، با تایید او، نفر دوم می آید و با مهارت خودش مشغول باز کردن در کاپوت می شود و نفر اول و سوم در حال مراقبت و نگهبانی هستند.
با باز شدن در کاپوت، نفر اول نزدیک می شود و با ابزار خودش مشغول باز کردن لولای سمت راست می شود.
همزمان، نفر دوم نیز با ابزار خودش به باز کردن لولای سمت چپ می پردازد.
بااتمام اینکار، نفر سوم  ماشین را به نزدیکی افراد می آورد. نفر اول بلافاصله حرکت می کند تا سوار ماشین شود. نفر دوم کاپوت را پشت ماشین قرار می دهد و سوار می شود.
هدفم از نوشتن مراحل فوق اینست که توجه کنیم همه ی این کارها چقدر بصورت روتین، روان و بدون کمترین اختلالی انجام می شوند و هر کس نقش خود را به خوبی می داند و به نحو احسن انجام می دهد. در کلیپ فوق، ابعاد مختلف یک فرآیند که بصورت دقیق تعریف و بهینه شده را به خوبی مشاهده می کنیم. البته فرآیند دزدی این تیم، احتمالا با تجربیات و آزمون و خطاهای متعدد و بدون نوشتن و بررسی های دقیق بالغ شده است. اما ما با نوشتن و مدل کردن و سنجش فرآیندها می توانیم مراحل بلوغ و بهینه سازی آن را با سرعت بیشتر و آزمون و خطاهای کمتری سپری کنیم.

پینوشت: 
جالبه که اگر کارمند خدمات پس از فروش یک شرکت خودروسازی باشیم و به همراه همکاران برای تعمیر خودرویی در کنار خیابان مراجعه کنیم، همان رویه بالا را به بدترین شکل انجام می دهیم. احتمالا نقش ها و مسئولیت ها و رویه انجام کار چندان مشخص و روتین نیست. احتمالا یکی از همکارها در ماشین خوابش برده و دیگری ابزارش را جا گذاشته است و خود ما هم آنقدر بی حوصله ایم که موقع باز کردن کاپوت خودرو، به آن آسیب می زنیم و خلاصه طی کردن همین رویه، یک ساعت طول می کشد. اما دزدها نمی توانند اینطور باشند، ناچارند که عالی کار کنند، کوچکترین اشتباهی (مثل آسیب خوردن به کاپوت) یا تعلل و فوت وقت برای آن ها یعنی چند سال زندانی شدن یا گرسنه ماندن. تهدیدهای محیطی همیشه هم بد نیستند، بعضی وقت ها این تهدیدها باعث رشد ما می شوند.

 

رسالت فردی

انسان ها را از این نظر که تصمیماتشان بر اساس فرار از ترس هایشان است یا تعقیب رویاهایشان می توان در یک طیف طبقه بندی کرد. آقا معلم نیز در این پست (+) راجع به این موضوع نوشته و مثال های بسیار کاربردی و ملموسی را مطرح کرده است. این نوشته نیز صرفا بهانه ای است برای مرور دوباره آن مطلب و اندیشیدن مجدد به آن. پس لطفا قبل از خواندن این مطلب، پست آقا معلم را مطالعه کنید. و بعد از آن اگر این مطلب را نخوانید هم چیزی را از دست نداده اید.

انسان هایی که از ترس هایشان فرار می کنند، اغلب به دنبال یک حاشیه امن و بدون ریسک هستند. یک زندگی آرام و بدون دغدغه که هیچ اضطراب و استرسی در آن نباشد را می خواهند. به دنبال این هستند که یک شغل دائمی و ثابت بیست ساله داشته باشند (ترجیحا دولتی) و حتما بیمه برایشان رد شود و سال ها بعد هم به خوبی و خوشی بازنشسته شوند، حقوق بازنشستگی را بگیرند و احتمالا بروند به دنبال علایقشان. این ها همان افرادی هستند که خودشان را می چسبانند به میز و صندلی یک سازمان یا یک شرکت و به سختی می توان آن ها را از جایگاه و حوزه امنشان خارج کرد. دغدغه اصلی شان اینست که کمتر کار کنند ولی درآمد بیشتری داشته باشند. استعداد، مهارت یا دانش خاصی ندارند؛ اما چهارچشمی مواظبند که کسی از مهارتها و دانش آن ها سوء استفاده نکند یا ایده های طلایی شان را ندزدد. این افراد، در زندگی شخصی نیز به پدر و مادر یا همسرشان وابسته اند.

با بیان این نشانه ها، ویژگی های انسان هایی که در سر دیگر طیف هستند نیز مشخص تر گردید. کسانی که به دنبال رویاهایشان می روند و در زندگی برای خود رسالت و ماموریتی قائل هستند و اهداف و ارزش های والایی را برای خودشان تعیین کرده اند. افرادی که بیشتر از آنچه می گیرند، می بخشند. کسانی که با زحمت و تلاش چند ساله، دانش و مهارت های خود را تقویت کرده و گسترش داده اند و به انسان های توانمندی تبدیل شده اند. افرادی که بودنشان برای دنیا بهتر از نبودنشان است. تنها به فکر شکم و آسایش خودشان نیستند، در هر محیطی که قرار می گیرند، منفعل نیستند و بلکه سعی می کنند تاثیرگذار، مفید و ارزش آفرین باشند. این افراد روی خودشان و توانمندی هایشان تمرکز کرده اند و حالا انسان توانگری هستند که می تواند کارهایش را بصورت حرفه ای به انجام رساند و بهمین خاطر است که مجبور نیستند خودشان را به شرکت یا سازمانی بچسبانند و بلکه برعکس، شرکت ها و سازمان ها برای انجام صحیح  و حرفه ای پروژه ها و کارهایشان به این افراد وابسته اند.

اغلب ما این موضوعات را که باید به دنبال رویاها رفت و زندگی هر انسانی بیهوده نیست و بلکه هر کسی روی این کره خاکی، برای هدف و رسالتی آمده است و ... را قبول داریم و حتی به جد از آن دفاع می کنیم. اما چگونه می توانیم در عمل نیز به این سمت حرکت کنیم؟ دانستن این مطلب به تنهایی کافی نیست و چند روز دیگر فراموشمان خواهد شد؛ باید آن را به زندگی خودمان گره بزنیم. باید میکرواکشن هایی تعریف کنیم و از آن ها پیروی نماییم.

اولین گام اینست که رسالت شخصی خودمان یا ارزش های والایی که به زندگی مان معنا می دهند را تعیین کنیم. البته قرار نیست این امر به یک باره و بعد از یک ربع فکر کردن اتفاق بیافتد. بلکه طی چند ماه، به تدریج که ذهنمان با این مساله درگیر می شود، ارزش های واقعی و آنچه برایمان مهم است، آشکار می شوند. این ارزش ها وحی منزل نیستند و ممکن است بعدها آن ها را تغییر دهیم یا با ارزش های دیگری جایگزین نماییم..

برای تعیین ارزش ها و رسالت شخصی خود می توانیم به حرف ها و زندگی افرادی توجه کنیم که آن ها را می ستاییم و الگویمان هستند.

استفان کاوی نیز در کتاب "هفت عادت مردمان موثر" تکنیک بسیار مفیدی در این زمینه معرفی می کند:

" تجسم کنید که به مراسم خاکسپاری عزیزی می روید. مجسم کنید که برای حضور در محل برگزاری مراسم سوار ماشینتان می شوید و در پارکینگ آن محل ماشین خود را پارک می کنید و پیاده می شوید. وقتی وارد آن مکان می شوید، به گلها و موسیقی ملایم ارگ توجه می کنید. همچنان که از میان مدعوین می گذرید، چهره دوستان و خویشاوندانتان را می بینید و اندوه فقدان آن عزیز را که از دل حاضران برمی خیزد مشاهده می کنید.

وقتی به جلوی اتاق می رسید و به درون تابوت می نگرید، ناگاه خود را چهره به چهره خویشتن می بینید. این مراسم تدفین شماست، سه سال بعد از اکنون، در این مراسم، همه این افراد برای بزرگداشت شما آمده اند تا احساس محبت و قدردانی از زندگیتان را ابراز کنند... نخستین سخنران افراد خانواده تان است... دومین سخنران یکی از دوستان شماست؛ شخصی که می تواند این احساس را ایجاد کند که شما چگونه انسانی بوده اید. سومین سخنران یکی از همکارهای شماست. چهارمین سخنران فردی از مسئولان کلیسا و یا انجمنی است که در آن خدمت می کنید.

اکنون عمیقا بیاندیشید تا ببینید که هر یک از این سخنرانان درباره شما و زندگیتان چه می گوید؟ دوست داشتید که کلام آن ها چگونه همسر یا پدر یا مادری را منعکس می کرد؟... چگونه دوستی؟ چگونه همکاری؟ دوست داشتید چگونه منشی را در شما می دیدند؟ چه کمک ها و ایثارها و توفیق هایی را می خواستید به یاد بیاورند؟ با دقت به افراد پیرامونتان بنگرید. دوست دارید چه تفاوت هایی را در زندگی شان ایجاد کرده باشید؟ 

پیش از اینکه به مطالعه ادامه دهید، چند دقیقه بنشینید و همه احساس هایتان را بنویسید."

یک میکرواکشن دیگر برای اینکه برویم به سمت نوشتن ارزش ها و اولویت های خودمان، اینست که نیایش هایی که برایمان الهام بخش و تاثیرگذار هستند را بنویسیم، بالای تختمان قرار دهیم و هر روز صبح بعد از بیدار شدن از خواب، آن ها را بخوانیم. نیازی نیست که این نیایش ها حتما حاصل فکر و اندیشه خودمان باشند. بعنوان مثال نیایش زیبایی که محمدرضا جلایی پور نوشته است، می تواند آغاز خوبی باشد. (من از طریق وبلاگ نجمه عزیزی، دوست متممی خوبمان با این نیایش آشنا شدم.) مطالعه نیایش های ارزشمند در ابتدای روز به ما کمک می کند که در فعالیت ها و تصمیم های روزانه مان، ارزش های والا و اولویت های خودمان را در نظر بگیریم. در نتیجه کار و تلاشمان در یک جهت مشخصی هدایت می شوند.

نوشتن رسالت شخصی، مانند برنامه و طرح جامعی است که برای کل زندگی خودمان می ریزیم و بر اساس آن تمامی اهداف و فعالیت های خودمان را تعیین و طراحی می کنیم. داشتن هدف و طرح جامع و پایبندی به آن در بخش های مختلف زندگی باعث می شود که ما تا حد زیادی فعالیت های خودمان را بهینه سازی و جهت دهی کنیم و از زندگی مان یک خانه وینچستر نسازیم.

مقایسه رویکردهای قطعیت و عدم قطعیت

پیش نوشت 1: این مطالب صرفا منعکس کننده باورها و نظرات شخصی من هستند که در نتیجه مطالعه و مشاهده رویدادهای اطرافم به آن ها رسیده ام و مبنای علمی مستحکمی ندارند. ممکن است آنچه برای من مفید بوده، برای فرد دیگری در شرایط دیگر بیفایده و حتی مضر باشد.

پیش نوشت 2: "رویکردها" در نظر من، اصول کلی هستند که مصداق های بسیاری در موقعیت های مختلف پیدا می کنند و به فکر کردن، تصمیم گیری و اقدامات ما جهت می دهند. (شاید به کار بردن عبارت استراتژی فردی یا مدل ذهنی بجای رویکرد مناسب تر باشد. اما با توجه به اینکه من با این مفاهیم چندان آشنا نیستم، کلمه رویکرد را انتخاب کردم تا به مفهوم دقیق کلمات دیگر آسیب وارد نشود)

بعنوان نمونه، قبلا (+) درباره دو رویکرد مختلف در مواجهه با مسائل گوناگون صحبت کردیم: رویکرد مبتنی بر تجزیه در برابر رویکرد مبتنی بر کل نگری. و مشاهده کردیم که اتخاذ رویکرد کل نگری می تواند راه حل های خلاقانه، کم هزینه و اثربخش تری را به ما معرفی کند.

بعنوان یک مثال ملموس تر، در انجام کارها، دو رویکرد زیر را در نظر بگیرید:

1- سرعت دادن به کارها و کارها را همزمان و با پریشانی و عجله پیش بردن،

2- کند کردن و هر کاری را آهسته و با تانی و صبر جلو بردن و عمیق یاد گرفتن.

حال برای این رویکردها می توان در موقعیت های مختلف مصداق ها و کاربردهای گوناگونی بیان کرد. هرکاری که انجام می دهیم می تواند بر اساس یکی از این رویکردها باشد. بعنوان مثال:

+ صبر کردن برای جا افتادن یک غذا در برابر فست فود خوردن

+ تغییرات آهسته و تدریجی در کسب و کار یا خودمان ایجاد کردن در برابر ضربه های ناگهانی و هیجانی وارد کردن

+ یک کتاب که دوست نداریم تمام شود را با دقت و تفکر و آهسته خواندن یا به اصطلاح خوردن کتاب در برابر مطالعه روزنامه وار کتاب دانشگاهی

+ روزانه یک تمرین حل کردن یا یک درس خواندن به مدت سی روز در برابر حل کردن همه تمرین ها و مطالعه همه درس ها همین امروز

+ توجه به روندهای آهسته و تدریجی و برای تحقق هر هدفی روند ایجاد کردن در برابر توجه به رویدادهای مقطعی و پرهیاهو

     (مثلا پدری که در مواجهه با نمره کم فرزندش در درس علوم عصبانی می شود و فرزندش را تنبیه می کند و تا امتحان و اعلام نمرات بعدی همه چیز را فراموش می کند در برابر پدری که در همان شرایط، فکر می کند که چه روندی باعث افت نمرات فرزندش شده است؟ برای ایجاد بهبود چه روندی می تواند ایجاد کند؟ و احتمالا تصمیم می گیرد هر روز بیست دقیقه را به فرزندش اختصاص دهد و با او درباره مطالب کتاب درسی اش و جذابیت های علم صحبت کند)

ما ممکن است در موقعیت های مختلف، رویکرد متفاوتی را اتخاذ کنیم، اما معمولا یکی از رویکردها انتخاب ارجح ما در اکثر موقعیت هاست و به اصطلاح، ما یک رویکرد غالب داریم که به تصمیمات و اعمال ما جهت می دهد و زندگی ما را به سمت خاصی هدایت می کند.

اصل مطلب:

حال بیایید سه رویکرد متفاوتی که در مواجهه با مسائل مختلف اتخاذ می کنیم را بررسی کنیم:

رویکرد اول، ابهام:

وقتی که فکر کردن یا تحلیلمان یا حرف هایی که می زنیم، در هاله ای از ابهام هستند و حالت توهم دارند. مطلب مشخص و دقیق و شفافی مطرح نمی گردد، مرزها مشخص نیستند. معلوم نیست چه کسی، چه کاری را در چه زمانی در کجا ، از چه طریقی و چرا انجام خواهد داد (این سوال ها به تکنیک 5W+H معروفند). وقتی حرف های بی خاصیت و کلی می گوییم و سالادی از کلمات تهیه می کنیم که هیچ فایده و خاصیتی ندارند.

مدیری که بجای برنامه ریزی و برنامه داشتن، ساعت ها از اهمیت و ضرورت برنامه ریزی صحبت می کند.

وقتی که از ترس شکست، برای خودمان اهداف کلی و مبهم تعیین می کنیم که هیچگاه نمی توان رسیدن یا نرسیدن به آن ها را احراز کرد: هدف من کسب رفاه و آرامش در زندگی است.

وقتی که می نویسیم، ما باید یک محصول عالی و کاربرپسند توسعه دهیم.

وقتی با دوستمان قرار می گذاریم که فردا عصر همدیگر را ببینیم.

وقتی که تصمیم می گیریم وقت بیشتری به "زندگی در لحظه حال" اختصاص دهیم.

و خلاصه همه زمان هایی که حرف های مبهمی می زنیم که خاصیتی ندارند و قرار نیست کاری برایشان انجام شود، چون اصلا کاری مشخص نشده است.

این رویکرد به این معنا نیست که چیزی را نمی دانیم و این ابهام را پذیرفته ایم. بلکه به معنای جهل مرکب یا همان "نداند و نداند که نداند" است. وقتی موضوعی را نمی دانیم، اما بخاطر اینکه یک سری حرف های مبهم درباره آن در فکرمان هست، توهم دانستن داریم.

رویکرد دوم، قطعیت:

رویکرد قطعیت یعنی همه چیز را سیاه و سفید دیدن. هنگامی که درباره یک موضوع بصورت قطعی و مطلق و بدون شک و شبهه و بدون هیچ انعطاف پذیری و تلرانسی اظهار نظر می کنیم، در واقع رویکرد قطعیت را اتخاذ کرده ایم. می توانیم آن را بصورت افراط و تفریط تصور کنیم. بکار بردن کلمات همیشه، هیچوقت، قطعا، دقیقا، اصلا، هرگز، همه و هیچ می تواند نشانه اتخاذ رویکرد قطعیت باشد.

در فضای قطعیت، هرچیزی یا درست است و یا نادرست، هر کسی یا خوب است و یا بد. فرد قطعیت گرا به هرچیزی یکی از این برچسب های سیاه یا سفید را می زند و تا ابد آن را درست فرض می کند. بعضی از انسان ها آنقدر زیاد رویکرد قطعیت را اتخاذ می کنند که بتدریج سیم کشی مغزشان عوض می شود. اصلا انگار مغز آن ها بجای اینکه شبکه ای پیچیده از اتصالات نورون ها به یکدیگر باشد، متشکل از مسیرهای صاف با دو راهی های بی بازگشت است.

حتما در اطرافتان یک فرد احمقی هست که همواره در برابر هر موضوعی (حتی مسائل پیچیده اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی) با قاطعیت و بصورت مطلق نظر می دهد و نظرات و احتمالات دیگر را به کلی رد می کند. اگر در اطراف خود چنین فردی نمی بینید، به خودتان شک کنید! (خود این جمله با رویکرد قطعیت نوشته شده است، پس به من هم مشکوک باشید :)

مشابه رویکردهای دیگر، برای این رویکرد نیز با کمی توجه به زندگی و کسب و کار می توان مصداق ها و مثال های مختلفی مطرح کرد:

وقتی با قطعیت درباره یک موضوع اظهارنظر می کنیم و مثلا علت و ریشه یک پدیده پیچیده اجتماعی (که هزاران علت و ریشه دارد) را به یک رویداد خاص نسبت می دهیم.

وقتی که در برنامه ریزی پروژه و در تخمین میزان کار و منابع لازم، زمان و هزینه انجام هر فعالیت را بصورت یک عدد قطعی تعیین می کنیم. در برنامه زمانی تعیین می کنیم که این فعالیت 10 روز طول خواهد کشید، بجای اینکه بگوییم این فعالیت 7 الی 12 روز طول خواهد کشید.

وقتی که در توسعه محصول، مشخصات آن را بصورت کاملا قطعی و دقیق تعیین می کنیم. بدون آنکه تلرانس و فضایی برای خطاهای طراحی یا ساخت قائل باشیم.

وقتی که والدین به فرزندشان می گویند که راس ساعت 9 باید به رختخواب برود و بخوابد.

ویژگی رویکرد قطعیت اینست که بسیار شکننده است. وقتی مدل ها یا افکار خودمان را بعنوان حقیقت مسلم بیرونی فرض می کنیم، با وقوع کوچکترین مثال نقضی، تمامی مدل و نظریاتمان می شکند و بی اعتبار می شود. اگر برنامه روزانه خودمان را بصورت دقیق و ساعت به ساعت مشخص کنیم، کوچکترین رویداد خارج از برنامه ای باعث مختل شدن کل زمان بندی ما خواهد شد.

فرض کنید با اندازه گیری و محاسبات دقیق، سفارش ساخت یک کابینت چوبی به طول یک متر و بیست سانت را به نجار داده اید. چقدر احتمال دارد کابینتی که تحویل خواهید گرفت دقیقا به طول موردنظرتان باشد؟ بهتر نیست فضایی برای احتمالات و خطاها در نظر بگیریم؟

رویکرد سوم، عدم قطعیت:

این رویکرد را می توان رویکرد شک گرایی یا رویکرد مبتنی بر احتمالات نیز نامید. رویکرد عدم قطعیت یعنی هر چیزی را بصورت یک طیف دیدن.

وقتی به جای تعیین یک حالت مشخص، حالت های مختلف را در نظر می گیریم و انعطاف پذیری مناسبی برای مواجهه با حوادث غیرمترقبه داریم.

تکنیک های مختلفی وجود دارند که ما را از قطعیت رها می کنند و وارد فضای ابهام و عدم قطعیت می کنند: فرصت ها و تهدیدها را دیدن. فکر کردن به ضعف ها و قوت ها در کنار هم. بدترین حالت ها را تجسم کردن. سناریوهای مختلف نوشتن.

در دنیایی که فردی با رویکرد عدم قطعیت می بیند، آدم ها خوب یا بد، دوست یا دشمن نیستند. بلکه هر کسی در شرایط مختلف ممکن است رفتارهای خوب یا بد، دوستانه یا دشمنانه بروز دهد. فردی با رویکرد عدم قطعیت، قضاوت های اشتباه خود را دیده و می داند که قضاوت هایی که درباره میزان خوب یا بد بودن رفتارها دارد، حقیقت مطلق نیست و وابسته به ادراک خود اوست و می تواند اشتباه باشد.

در رویکرد عدم قطعیت، دیگر بصورت قطعی درباره وقوع حتمی یک رویداد صحبت نمی کنیم، بلکه احتمال وقوع آن و حالت های مختلف را نیز مطرح می نماییم. به اعداد قطعی و دقیق شک می کنیم و میزان دقت و تلرانس یا بازه تغییر آن ها را مشخص می نماییم. نظرات، افکار و مدل های مختلف را با تردید و شک ورزی بررسی می کنیم، به پیش فرض ها و ساده سازی های آن ها آگاه می شویم و می دانیم که در هر موقعیتی بکار بردن کدام مدل مفیدتر است.

---

یک ضرب المثل آموزنده

در حال مطالعه بودم که به اصطلاح "paving the cowpath" برخوردم. در مورد مفهوم آن بیشتر جستجو کردم. موارد کاربرد و تاریخچه بوجود آمدن این اصطلاح برایم جالب و آموزنده بود.

ترجمه فارسی اصطلاح فوق می شود: "آسفالت کردن راه های مال رو". این اصطلاح (یا ضرب المثل) وقتی بکار می رود که برای حل یک مساله، اولین جوابی که به ذهنمان می رسد و دم دستی ترین راه حل ها (راه حل هایی که گذشتگان استفاده می کردند) را انتخاب کنیم.

داستان این اصطلاح به زمانی برمی گردد که شهر بوستون به تازگی ایجاد شده بود و فاقد راه های آسفالته بود. روسای شهر تصمیم به آسفالت کردن راه ها می گیرند، اما بجای ترسیم یک طرح منظم از خیابان ها، راه های مال رو که در اثر رفت و آمد احشام کوبیده شده بود را آسفالت می کنند و یک طرح پیچیده، ناکارآمد و غیرمنطقی از خیابان ها ایجاد می نمایند.

در حوزه تکنولوژی اطلاعات، "آسفالت کردن راه مال رو" یعنی اینکه فرآیندهای کسب و کار را به همان صورتی که هست اتوماتیک کنیم، بدون آنکه درباره اثربخش یا کارآمد بودن این فرآیندها فکر کنیم.

اصطلاح "dont pave the cowpaths" یعنی در ارتقا و بهبود هر چیزی یا در استفاده از تکنولوژی ها و ابزارهای جدید، به سنت های قدیمی و روش های فعلی محدود نمان، بلکه سعی کن با در نظر گرفتن هدف نهایی، روش های جدید و نوآورانه ابداع کنی. روش هایی که با وجود تکنولوژی های جدید امکان پذیر شده اند.

این نوشته ی امیر تقوی درباره قرار دادن پرداخت الکترونیکی در مجموعه ورزش انقلاب در تهران می تواند مصداق خوبی برای آسفالت کردن راه مال رو باشد. اینکه در استفاده از تکنولوژی های جدید، به هزاران مسیر ممکن و طراحی جدید برای انجام فرآیندها فکر نمی کنیم و صرفا برخی از کارهای قبلی را بصورت الکترونیکی انجام دهیم.

مصداق های دیگری که به ذهن من می رسد، درباره فرصت هایی است که شبکه جهانی اینترنت و فضای مجازی برای تسهیل کارها فراهم کرده است.

کانال های مختلف انتقال اطلاعات را در نظر بگیرید. شبکه های تلویزیونی، شبکه های رادیویی، خطوط تلفن و خطوط اینترنت هرکدام روش های خاص خود را برای انتقال اطلاعات اتخاذ کرده اند. اما با ظهور و گسترش شبکه جهانی اینترنت می توان تمامی اطلاعات را بر بستر این تکنولوژی جدید منتقل کرد و دیگر نیازی به وجود کانال های ارتباطی مجزا برای موبایل، تلویزیون و رادیو نخواهیم داشت.

اگر پخش کانال های تلویزیونی از طریق اینترنت را در نظر بگیریم، باز هم باید حواسمان باشد که صرفا "مسیرهای مال رو را آسفالت نکنیم". تلویزیون با توجه به محدودیت های تکنولوژیکی آن دوران یک ابزار ارتباطی یک طرفه بود و فیدبک گرفتن از مخاطبین بسیار دشوار می نمود. اما در فضای اینترنت نباید همان رویکرد (پخش یک طرفه) را ادامه دهیم. در کانال تلویزیونی اینترنتی می توان رفتار مخاطبین را کاملا تحت نظر گرفت و تحلیل کرد. می توان با کمترین هزینه از آن ها درباره برنامه ها و حتی بخش های مختلف یک برنامه نظر سنجی کرد.

چنانچه در آموزش مجازی و تحت وب نیز چنین رویکردهایی اتخاذ شده است و رفتار کاربران بصورت دقیق مانیتور می شود، کاری که در فضای آموزش فیزیکی براحتی امکان پذیر نیست. اگر برای آموزش در فضای مجازی همچنان روش های قبلی و ساختار معلم و کلاس را حفظ کنیم و از دانشجویان بخواهیم که در ساعت های مشخصی وارد سایت شوند و از آموزش ها استفاده کنند، هرگز نمی توانیم از تمامی ظرفیت های این فضا به خوبی استفاده کنیم .

تجربه من در افزایش بهره وری کارهای روزانه

ابتدا اجازه دهید به سبک آقا معلم، کارهایی که (در خانه یا محل کار) انجام می دهیم را به کارهای سفید و کارهای سیاه تقسیم بندی کنیم:
کارهای سیاه: کارها و فعالیت هایی که برای رسیدن به هدف مشخصی انجام می دهیم و میل چندانی به انجام آن ها نداریم و باید با قدرت اراده و پشتکار به این کارها بپردازیم.
کارهای سفید: کارها و فعالیت هایی که حس لذت و خشنودی در ما ایجاد می کنند و ما بصورت غریزی یا طبیعی، بدون نیاز به قدرت اراده و زور، به انجام این کارها تمایل داریم. کارهایی از قبیل خوردن و آشامیدن (مثل نوشیدن یک لیوان آب خنک یا چای و یا میوه خوردن)، گوش کردن به یک موسیقی، خرید کردن، رفتن به پارک و گردش، گشت و گذار در اینترنت، مجله خواندن، خوابیدن و استراحت کردن، فیلم دیدن، صحبت کردن با خانواده یا دوستان.

ما در طول روز معمولا چند ساعت بصورت فشرده به انجام کارهای سیاه می پردازیم و بعد از خستگی بسیار، مدت مدیدی را به استراحت و کارهای سفید مشغول می شویم. در واقع طیف کارهای روزانه مان بصورت زیر است:

در این رویکرد، با گذشت زمان و نزدیک شدن به اواخر روز، انرژی و قدرت اراده ما کاهش پیدا میکند و عملا فعالیت های انتهایی اثربخشی و کارامدی مناسبی ندارند. از طرف دیگر، ما هیچ کنترلی روی اوضاع نداریم. پایان دادن به کارهای سفید (استراحت) و آغاز کار سیاه بسیار سخت و دشوار است.

ما قصد داریم به مدت چند ساعت به کار سیاه بپردازیم، اما در این مدت رویدادهای مختلفی رخ می دهند و باعث حواس پرتی ما و منقطع شدن انجام کارها می شوند. هر بار که از انجام کار سیاه را متوقف می کنیم، شروع مجدد کار و  تمرکز حواس، معطوف به قدرت اراده و انرژی ما می شود.

اما رویکرد بهتری که من از متمم و دوستان متممی آموخته ام، بصورت زیر است:

در این رویکرد، ما کارهای سیاه و سفید را در سراسر اوقات بیداری مان توزیع می کنیم.

مدت زمانی که می توانیم بدون زحمت و بدون حواس پرتی و پریشان فکری، تمام توجه مان را معطوف به یک کار کنیم را یک پومودورو می نامیم. مثلا یک پومودورو برای من نیم ساعت است (و این مدت زمان، بتدریج با تقویت ماهیچه های توجه، بیشتر می شود).

برای آشنایی با تکنیک پومودورو به این نوشته از متمم مراجعه کنید.

+ ابتدا در محلی که کارهایمان را انجام می دهیم قرار می گیریم (پشت میز مطالعه یا میز کار) و تایمر پومودورو را استارت می کنیم. { این کار در چرخه عادت، به منزله محرک است.}

+ سپس به انجام کار سیاه موردنظرمان می پردازیم تا زمانی که تایمر پومودورو به پایان برسد و زنگ پایان به صدا درآید. {این کار به منزله کار روتین در چرخه عادت است.}

+ در آخرین قدم، به مدت چند دقیقه یکی از خرده کارهای سفید (کاری که از انجام آن لذت می بریم) را انجام می دهیم. {این کار به منزله پاداش در چرخه عادت است}

 در این رویکرد، طیف کارهای روزانه بصورت زیر خواهد بود:

اما برای اثربخشی هرچه بیشتر، چند نکته مهم را باید در نظر بگیریم:

+ اول اینکه تا حد امکان در پشت میز کار یا مطالعه کارهای متفرقه انجام ندهیم. تا قرار گرفتن در این محل به منزله محرکی برای آغاز پومودورو و کار سیاه باشد. (ترجیحا برای استراحت، چای خوردن و سایر کارهای سفید از پشت میز کارمان بلند شویم و در وضعیت دیگری قرار بگیریم)

+ در هر پومودورو، فقط و فقط یک کار انجام دهیم، تا حد امکان عوامل حواس پرتی مانند موبایل را از میز مطالعه یا کارمان دور کنیم و سعی کنیم تا پایان پومودورو توجه خودمان به سایر کارها معطوف نکنیم.

+ بین پایان پومودورو و دریافت پاداش (انجام کار سفید) فاصله زمانی چندانی ایجاد نکنیم تا مغز ما دریافت پاداش را به منزله پایان پومودورو بداند و چرخه عادت بصورت کامل شکل گیرد.

از مزیت های این رویکرد اینست که :

ما ماهیچه اراده خودمان را تحت فشار شدید نمی گذاریم و بلکه آن را با تمرین های مداوم و تدریجی تقویت می کنیم.

در بازه های زمانی کوتاه به تجدید انرژی می پردازیم و سطح عملکرد و بازدهی خودمان را بالا نگه می داریم.

پایان هر پومودورو به منزله انجام کامل یک کار است و باعث تقویت عزت نفس ما می شود.

احتمال حواس پرتی و منقطع شدن کارها و بهم خوردن تمرکزمان کاهش می یابد.

پومودورو تبدیل به یک واحد زمانی برای تخمین زمان انجام کارهایمان تبدیل می شود. مثلا من می دانم که برای اینکه 30 صفحه کتاب بخوانم به 3 پومودورو نیاز دارم.

مهم ترین مزیت رویکرد دوم اینست که ما از پاداش های کوچک برای تربیت مغزمان و ایجاد عادت های مفید در خودمان استفاده حداکثری می کنیم

در مقابل رویکرد اول که ما در طول روز پاداش هایی بصورت تصادفی و با شدت کم و زیاد دریافت می کنیم، و حتی مواردی پیش می آید که بعد از انجام یک کار نادرست، پاداشی دریافت می کنیم و فیدبک اشتباه به مغزمان می دهیم. با دریافت پاداش های کوچک در زمان درست و ایجاد عادت، می توانیم کارهای سیاه و وظایفمان را بصورت روتین انجام دهیم؛ بدون اینکه به انگیزه و اراده پولادین برای شروع کارهای نامطلوب نیاز داشته باشیم.

تصور کنید که خرید کردن یکی از کارهای لذت بخش (کار سفید) شماست و قصد دارید آخر هفته برای خرید لباس یا کتاب اقدام کنید. چرا از این پاداش اسفاده حداکثری نکنیم؟ می توانیم با خودمان قرار بگذاریم که اگر تا آخر هفته 30 پومودورو به انجام برسانیم، پاداش خرید را دریافت خواهیم کرد.

پینوشت: صدرا علی آبادی عزیز نیز بصورت مفصل در این باره نوشته است. (همانطور که گفتم، من این تکنیک ها را از همین دوستان و متمم یاد گرفته ام)