تجربه من در افزایش بهره وری کارهای روزانه

ابتدا اجازه دهید به سبک آقا معلم، کارهایی که (در خانه یا محل کار) انجام می دهیم را به کارهای سفید و کارهای سیاه تقسیم بندی کنیم:
کارهای سیاه: کارها و فعالیت هایی که برای رسیدن به هدف مشخصی انجام می دهیم و میل چندانی به انجام آن ها نداریم و باید با قدرت اراده و پشتکار به این کارها بپردازیم.
کارهای سفید: کارها و فعالیت هایی که حس لذت و خشنودی در ما ایجاد می کنند و ما بصورت غریزی یا طبیعی، بدون نیاز به قدرت اراده و زور، به انجام این کارها تمایل داریم. کارهایی از قبیل خوردن و آشامیدن (مثل نوشیدن یک لیوان آب خنک یا چای و یا میوه خوردن)، گوش کردن به یک موسیقی، خرید کردن، رفتن به پارک و گردش، گشت و گذار در اینترنت، مجله خواندن، خوابیدن و استراحت کردن، فیلم دیدن، صحبت کردن با خانواده یا دوستان.

ما در طول روز معمولا چند ساعت بصورت فشرده به انجام کارهای سیاه می پردازیم و بعد از خستگی بسیار، مدت مدیدی را به استراحت و کارهای سفید مشغول می شویم. در واقع طیف کارهای روزانه مان بصورت زیر است:

در این رویکرد، با گذشت زمان و نزدیک شدن به اواخر روز، انرژی و قدرت اراده ما کاهش پیدا میکند و عملا فعالیت های انتهایی اثربخشی و کارامدی مناسبی ندارند. از طرف دیگر، ما هیچ کنترلی روی اوضاع نداریم. پایان دادن به کارهای سفید (استراحت) و آغاز کار سیاه بسیار سخت و دشوار است.

ما قصد داریم به مدت چند ساعت به کار سیاه بپردازیم، اما در این مدت رویدادهای مختلفی رخ می دهند و باعث حواس پرتی ما و منقطع شدن انجام کارها می شوند. هر بار که از انجام کار سیاه را متوقف می کنیم، شروع مجدد کار و  تمرکز حواس، معطوف به قدرت اراده و انرژی ما می شود.

اما رویکرد بهتری که من از متمم و دوستان متممی آموخته ام، بصورت زیر است:

در این رویکرد، ما کارهای سیاه و سفید را در سراسر اوقات بیداری مان توزیع می کنیم.

مدت زمانی که می توانیم بدون زحمت و بدون حواس پرتی و پریشان فکری، تمام توجه مان را معطوف به یک کار کنیم را یک پومودورو می نامیم. مثلا یک پومودورو برای من نیم ساعت است (و این مدت زمان، بتدریج با تقویت ماهیچه های توجه، بیشتر می شود).

برای آشنایی با تکنیک پومودورو به این نوشته از متمم مراجعه کنید.

+ ابتدا در محلی که کارهایمان را انجام می دهیم قرار می گیریم (پشت میز مطالعه یا میز کار) و تایمر پومودورو را استارت می کنیم. { این کار در چرخه عادت، به منزله محرک است.}

+ سپس به انجام کار سیاه موردنظرمان می پردازیم تا زمانی که تایمر پومودورو به پایان برسد و زنگ پایان به صدا درآید. {این کار به منزله کار روتین در چرخه عادت است.}

+ در آخرین قدم، به مدت چند دقیقه یکی از خرده کارهای سفید (کاری که از انجام آن لذت می بریم) را انجام می دهیم. {این کار به منزله پاداش در چرخه عادت است}

 در این رویکرد، طیف کارهای روزانه بصورت زیر خواهد بود:

اما برای اثربخشی هرچه بیشتر، چند نکته مهم را باید در نظر بگیریم:

+ اول اینکه تا حد امکان در پشت میز کار یا مطالعه کارهای متفرقه انجام ندهیم. تا قرار گرفتن در این محل به منزله محرکی برای آغاز پومودورو و کار سیاه باشد. (ترجیحا برای استراحت، چای خوردن و سایر کارهای سفید از پشت میز کارمان بلند شویم و در وضعیت دیگری قرار بگیریم)

+ در هر پومودورو، فقط و فقط یک کار انجام دهیم، تا حد امکان عوامل حواس پرتی مانند موبایل را از میز مطالعه یا کارمان دور کنیم و سعی کنیم تا پایان پومودورو توجه خودمان به سایر کارها معطوف نکنیم.

+ بین پایان پومودورو و دریافت پاداش (انجام کار سفید) فاصله زمانی چندانی ایجاد نکنیم تا مغز ما دریافت پاداش را به منزله پایان پومودورو بداند و چرخه عادت بصورت کامل شکل گیرد.

از مزیت های این رویکرد اینست که :

ما ماهیچه اراده خودمان را تحت فشار شدید نمی گذاریم و بلکه آن را با تمرین های مداوم و تدریجی تقویت می کنیم.

در بازه های زمانی کوتاه به تجدید انرژی می پردازیم و سطح عملکرد و بازدهی خودمان را بالا نگه می داریم.

پایان هر پومودورو به منزله انجام کامل یک کار است و باعث تقویت عزت نفس ما می شود.

احتمال حواس پرتی و منقطع شدن کارها و بهم خوردن تمرکزمان کاهش می یابد.

پومودورو تبدیل به یک واحد زمانی برای تخمین زمان انجام کارهایمان تبدیل می شود. مثلا من می دانم که برای اینکه 30 صفحه کتاب بخوانم به 3 پومودورو نیاز دارم.

مهم ترین مزیت رویکرد دوم اینست که ما از پاداش های کوچک برای تربیت مغزمان و ایجاد عادت های مفید در خودمان استفاده حداکثری می کنیم

در مقابل رویکرد اول که ما در طول روز پاداش هایی بصورت تصادفی و با شدت کم و زیاد دریافت می کنیم، و حتی مواردی پیش می آید که بعد از انجام یک کار نادرست، پاداشی دریافت می کنیم و فیدبک اشتباه به مغزمان می دهیم. با دریافت پاداش های کوچک در زمان درست و ایجاد عادت، می توانیم کارهای سیاه و وظایفمان را بصورت روتین انجام دهیم؛ بدون اینکه به انگیزه و اراده پولادین برای شروع کارهای نامطلوب نیاز داشته باشیم.

تصور کنید که خرید کردن یکی از کارهای لذت بخش (کار سفید) شماست و قصد دارید آخر هفته برای خرید لباس یا کتاب اقدام کنید. چرا از این پاداش اسفاده حداکثری نکنیم؟ می توانیم با خودمان قرار بگذاریم که اگر تا آخر هفته 30 پومودورو به انجام برسانیم، پاداش خرید را دریافت خواهیم کرد.

پینوشت: صدرا علی آبادی عزیز نیز بصورت مفصل در این باره نوشته است. (همانطور که گفتم، من این تکنیک ها را از همین دوستان و متمم یاد گرفته ام)

یادگیری در محیط پیچیده

تصور کنید در حال تماشای تلویزیون هستید که ناگهان صفحه آن خاموش می شود. اگر خودتان بخواهید آن را تعمیر کنید چه می کنید؟ احتمالا اتصال کابل برق آن را چک کنید یا داخل تلویزیون را باز کنید و بررسی کنید که کدام برد تلویزیون دچار سوختگی شده است. احتمالا برد سوخته را تعویض کرده و دوباره روشن شدن تلویزیون را چک کنید. تلویزیون یکی از ساده ترین چیزهایی است که ما روزانه با آن سر و کار داریم و احتمالا شما هم مانند من معترفید که کار چندانی برای تعمیر آن از دستمان برنمی آید.

ما در دنیای بسیار پیچیده و پر ابهامی زندگی می کنیم. به سختی می توانیم پیش بینی کنیم که نتیجه ی کارها و اقداماتمان چه خواهد بود. بعبارت دیگر ما نمی دانیم که برای اینکه محیط اطرافمان را تغییر دهیم بطوریکه بشکل مطلوب ما درآید، چه کارهایی باید انجام دهیم و اینکه پاسخ محیط در قبال کارهای ما چه خواهد بود.

والدین نمی دانند که  برای بهتر شدن وضعیت تحصیلی فرزندشان چه کار کنند؟ کدام یک از اقداماتشان موثر خواهد بود؟ سخت گیری بیشتر؟ تهدید و ترساندن؟ مهربانی و جلب علاقه فرزند به تحصیل؟ رفتن به مدرسه بهتر؟ معلم خصوصی گرفتن؟ مراجعه به مشاور تحصیلی؟ کتاب های تست؟

من نمی دانم برای موفقیت بیشتر (فرض کنیم که تعریف دقیقی از موفقیت در ذهن خودم دارم) چه کارهایی باید انجام دهم؟ آیا ادامه تحصیل تا مقطع پسادکتری باعث موفقیت من خواهد شد؟ یا بهتر است هرچه زودتر با تمام تمرکز و توانم به کار مشغول شوم؟

ما نمی دانیم که اگر درباره افزایش حقوق با مدیرمان صحبت کنیم چه خواهد شد؟ بازخورد و پاسخ مدیر چگونه خواهد بود؟ آیا در نظر او فردی پرتوقع جلوه خواهیم کرد؟ آیا با کل پیشنهاد ما را موافقت خواهد کرد یا صرفا بخشی از آن را خواهد پذیرفت؟ و هزاران سوال و ابهام دیگر.

اما در چنین فضایی و در این محیط پیچیده و پر ابهام ما چگونه می توانیم بدرستی تحلیل و تصمیم گیری کنیم و اقدامات موثری انجام دهیم؟

این سوالی است که من گاه و بیگاه با آن مواجه می شوم و هربار که مطلبی مرتبط با این سوال می خوانم (از جمله سری درس های مدیریت در شرایط ابهام یا درس های مدل ذهنی در متمم) ، سعی می کنم به نحوی به این سوال پاسخ دهم. ادامه این مطلب، نتایج تلاش ناشیانه من برای فکر کردن به پاسخ سوال فوق است:

مغز کم مصرف و 40 واتی ما، مدل ها و تصاویر ساده شده ای از محیط را می سازد که ما به کمک این مدل ها و پیشفرض ها، پیش بینی می کنیم که: اگر فلان کار را انجام دهم، فلان خواهد شد. و بر پایه همین مدل ها دست به اقدام می زنیم و بازخورد و پاسخی از محیط دریافت می کنیم که آیا همه چیز مطابق پیش بینی ما پیش رفت یا خیر.

اگر بازخوردها مطابق انتظارمان نباشد (نتیجه موردنظرمان را نگیریم یا مشکلمان حل نشود)، دو راه ممکن است در پیش بگیریم:

1- اقدام قبلی را با شدت بیشتری انجام دهیم (اصطلاحا چکش را محکم تر بکوبیم). معمولا وقتی این راه را در پیش می گیریم که باور و یقین کامل به مدل های ساده و پیشفرض های ذهنی خودمان داشته باشیم و براحتی حاضر نشویم آن را تغییر دهیم.

2- مدل ذهنی خودمان از آن مساله را تغییر دهیم.

البته در بعضی از موارد (مخصوصا موقعی که تغییر محیط آهسته و تدریجی است یا با تاخیر همراه است و برایمان محسوس نیست)، ما به بازخورد و پاسخ محیط توجهی نمی کنیم و هر بار که نتیجه موردنظرمان حاصل نشد، چکش را محکم تر می کوبیم و راه حل قبلی را با شدت بیشتری تکرار می کنیم. بعنوان نمونه پدری که با نمرات پایین فرزندش در درس ها مواجه می شود و پیشفرض ذهنی او اینست که:  "اگر با بچه سخت گیرانه تر برخورد و او را تنبیه کنم، از ترس من هم که شده بیشتر درس خوانده و نمرات بیشتر خواهد شد". با این مدلی که از محیط دارد، فرزندش را تنبیه می کند. اما چند ماه بعد مجددا با نمرات پایین او مواجه می گردد(بازخورد و پاسخ محیط). در اینجا بجای تردید در مدل ذهنی خودش، تنبیه شدیدتری را اعمال می کند و گاه این چرخه در تمام سال های تحصیلی ادامه پیدا می کند.

بعنوان نمونه دیگر، فردی را در نظر بگیرید که مدل ذهنی او اینست: "اگر تحصیلات بالاتری داشته باشم، درآمد بیشتری نیز خواهم داشت". این فرد مقطع کارشناسی درس خوانده و هنوز کار مناسبی پیدا نکرده، فکر می کند باید چکش را محکم تر بکوبد و تا مقطع کارشناسی ارشد تحصیلاتش را ادامه می دهد. و همینطور تا مقاطع پساپسادکتری ادامه می دهد و همچنان پاسخ موردنظرش را دریافت نمی کند. تا اینکه مجبور شود مدل ذهنی خودش را تغییر دهد.

درباره تغییر مدل ها و پیش فرض هایی که ما در ذهنمان ساخته ایم، چند نکته ناامیدکننده وجود دارد:

1- ما از مدل های ذهنی خودمان آگاه نیستیم و آن ها بصورت ناخودآگاه، اطلاعاتی که از محیط دریافت می کنیم، نحوه پردازش آن اطلاعات، تصمیم گیری و اقدامات ما را کنترل می کنند.

2- ما شواهد بسیاری در تایید مدل های ذهنی خودمان جمع آوری می کنیم و همواره در تایید و تثبیت آن ها می کوشیم و تا زمانی که سرمان به سنگ بخورد و مجبور به تغییر مدل های ذهنی مان شویم، حاضر به تغییر آن ها نیستیم.

همانطور که در مثال ها بررسی کردیم، مدل ها و پیش فرض های ذهنی ما در نتیجه ی کسب تجربیات فراوان (اقدام کردن مکرر و بازخورد گرفتن از محیط) تغییر می کنند که بسیار پرهزینه و زمان بر است و حتی ممکن است باعث هدر رفتن کل سرمایه و عمر ما شود. کم نیست تعداد کسانی که زحمات چند ساله یا تمام عمرشان را بر سر یک باور نادرست باخته اند درحالیکه حتی نسبت به باور ذهنی خودشان آگاه نبودند یا حاضر به تغییر آن نشده اند. برای کاهش هزینه های این تغییر، دو راهکار به ذهن من می رسد:

1- نسبت به مدل ها و پیش فرض های ذهنی خودم آگاه شوم و آن ها را ثبت کنم. در این رابطه در پست "آشکار کردن مدل های ذهنی" هم توضیحات مفصل تری نوشته ام.

2- تا حد ممکن، مدل ها و پیش فرض های خودم را از منابع معتبر و تحقیقات علمی کسب کنم. مدلی که در تحقیقات علمی بارها بصورت دقیق آزموده شده است، بسیار قابل اتکاتر از مدل و فرضی است که در یک لحظه به ذهن من می رسد و هیچگاه آزموده نشده است.

3- نسبت به نتایج اعمال و اقداماتم هوشیار باشم. در واقع آگاهانه، با قراردادن شاخص های دقیق و اندازه گیری هایی، تاثیر اقداماتم را رصد کنم. اگر پیشفرض من اینست که "با پخش تراکت بیشتر، افراد بیشتری با شرکت من آشنا شده و میزان فروش افزایش خواهد یافت"، با دقت، تغییرات در میزان فروش شرکت را اندازه گیری و رصد کنم و درستی پیشفرض خودم را بیازمایم.

میکرواکشن1: عبارت های "من فکر می کنم"، "به نظر من" ، "تجربه من نشان می دهد" ، "من باور دارم" و عبارت "تحقیقات نشان می دهند" را با دقت بیشتری در اغلب جملاتم بکار ببرم تا فراموش نکنم که چقدر می توانم به این گزاره و پیشفرضی که مطرح می کنم، تکیه کنم.

میکرواکشن 2: برداشت های خودم را از واقعیت و آنچه که هست جدا کنم. بعنوان مثال، بجای اینکه بگویم "هوا سرد است"، بگویم "من احساس سرما می کنم" یا بگویم "دمای هوا 17 درجه سانتیگراد است"