تجربه من در افزایش بهره وری کارهای روزانه

ابتدا اجازه دهید به سبک آقا معلم، کارهایی که (در خانه یا محل کار) انجام می دهیم را به کارهای سفید و کارهای سیاه تقسیم بندی کنیم:
کارهای سیاه: کارها و فعالیت هایی که برای رسیدن به هدف مشخصی انجام می دهیم و میل چندانی به انجام آن ها نداریم و باید با قدرت اراده و پشتکار به این کارها بپردازیم.
کارهای سفید: کارها و فعالیت هایی که حس لذت و خشنودی در ما ایجاد می کنند و ما بصورت غریزی یا طبیعی، بدون نیاز به قدرت اراده و زور، به انجام این کارها تمایل داریم. کارهایی از قبیل خوردن و آشامیدن (مثل نوشیدن یک لیوان آب خنک یا چای و یا میوه خوردن)، گوش کردن به یک موسیقی، خرید کردن، رفتن به پارک و گردش، گشت و گذار در اینترنت، مجله خواندن، خوابیدن و استراحت کردن، فیلم دیدن، صحبت کردن با خانواده یا دوستان.

ما در طول روز معمولا چند ساعت بصورت فشرده به انجام کارهای سیاه می پردازیم و بعد از خستگی بسیار، مدت مدیدی را به استراحت و کارهای سفید مشغول می شویم. در واقع طیف کارهای روزانه مان بصورت زیر است:

در این رویکرد، با گذشت زمان و نزدیک شدن به اواخر روز، انرژی و قدرت اراده ما کاهش پیدا میکند و عملا فعالیت های انتهایی اثربخشی و کارامدی مناسبی ندارند. از طرف دیگر، ما هیچ کنترلی روی اوضاع نداریم. پایان دادن به کارهای سفید (استراحت) و آغاز کار سیاه بسیار سخت و دشوار است.

ما قصد داریم به مدت چند ساعت به کار سیاه بپردازیم، اما در این مدت رویدادهای مختلفی رخ می دهند و باعث حواس پرتی ما و منقطع شدن انجام کارها می شوند. هر بار که از انجام کار سیاه را متوقف می کنیم، شروع مجدد کار و  تمرکز حواس، معطوف به قدرت اراده و انرژی ما می شود.

اما رویکرد بهتری که من از متمم و دوستان متممی آموخته ام، بصورت زیر است:

در این رویکرد، ما کارهای سیاه و سفید را در سراسر اوقات بیداری مان توزیع می کنیم.

مدت زمانی که می توانیم بدون زحمت و بدون حواس پرتی و پریشان فکری، تمام توجه مان را معطوف به یک کار کنیم را یک پومودورو می نامیم. مثلا یک پومودورو برای من نیم ساعت است (و این مدت زمان، بتدریج با تقویت ماهیچه های توجه، بیشتر می شود).

برای آشنایی با تکنیک پومودورو به این نوشته از متمم مراجعه کنید.

+ ابتدا در محلی که کارهایمان را انجام می دهیم قرار می گیریم (پشت میز مطالعه یا میز کار) و تایمر پومودورو را استارت می کنیم. { این کار در چرخه عادت، به منزله محرک است.}

+ سپس به انجام کار سیاه موردنظرمان می پردازیم تا زمانی که تایمر پومودورو به پایان برسد و زنگ پایان به صدا درآید. {این کار به منزله کار روتین در چرخه عادت است.}

+ در آخرین قدم، به مدت چند دقیقه یکی از خرده کارهای سفید (کاری که از انجام آن لذت می بریم) را انجام می دهیم. {این کار به منزله پاداش در چرخه عادت است}

 در این رویکرد، طیف کارهای روزانه بصورت زیر خواهد بود:

اما برای اثربخشی هرچه بیشتر، چند نکته مهم را باید در نظر بگیریم:

+ اول اینکه تا حد امکان در پشت میز کار یا مطالعه کارهای متفرقه انجام ندهیم. تا قرار گرفتن در این محل به منزله محرکی برای آغاز پومودورو و کار سیاه باشد. (ترجیحا برای استراحت، چای خوردن و سایر کارهای سفید از پشت میز کارمان بلند شویم و در وضعیت دیگری قرار بگیریم)

+ در هر پومودورو، فقط و فقط یک کار انجام دهیم، تا حد امکان عوامل حواس پرتی مانند موبایل را از میز مطالعه یا کارمان دور کنیم و سعی کنیم تا پایان پومودورو توجه خودمان به سایر کارها معطوف نکنیم.

+ بین پایان پومودورو و دریافت پاداش (انجام کار سفید) فاصله زمانی چندانی ایجاد نکنیم تا مغز ما دریافت پاداش را به منزله پایان پومودورو بداند و چرخه عادت بصورت کامل شکل گیرد.

از مزیت های این رویکرد اینست که :

ما ماهیچه اراده خودمان را تحت فشار شدید نمی گذاریم و بلکه آن را با تمرین های مداوم و تدریجی تقویت می کنیم.

در بازه های زمانی کوتاه به تجدید انرژی می پردازیم و سطح عملکرد و بازدهی خودمان را بالا نگه می داریم.

پایان هر پومودورو به منزله انجام کامل یک کار است و باعث تقویت عزت نفس ما می شود.

احتمال حواس پرتی و منقطع شدن کارها و بهم خوردن تمرکزمان کاهش می یابد.

پومودورو تبدیل به یک واحد زمانی برای تخمین زمان انجام کارهایمان تبدیل می شود. مثلا من می دانم که برای اینکه 30 صفحه کتاب بخوانم به 3 پومودورو نیاز دارم.

مهم ترین مزیت رویکرد دوم اینست که ما از پاداش های کوچک برای تربیت مغزمان و ایجاد عادت های مفید در خودمان استفاده حداکثری می کنیم

در مقابل رویکرد اول که ما در طول روز پاداش هایی بصورت تصادفی و با شدت کم و زیاد دریافت می کنیم، و حتی مواردی پیش می آید که بعد از انجام یک کار نادرست، پاداشی دریافت می کنیم و فیدبک اشتباه به مغزمان می دهیم. با دریافت پاداش های کوچک در زمان درست و ایجاد عادت، می توانیم کارهای سیاه و وظایفمان را بصورت روتین انجام دهیم؛ بدون اینکه به انگیزه و اراده پولادین برای شروع کارهای نامطلوب نیاز داشته باشیم.

تصور کنید که خرید کردن یکی از کارهای لذت بخش (کار سفید) شماست و قصد دارید آخر هفته برای خرید لباس یا کتاب اقدام کنید. چرا از این پاداش اسفاده حداکثری نکنیم؟ می توانیم با خودمان قرار بگذاریم که اگر تا آخر هفته 30 پومودورو به انجام برسانیم، پاداش خرید را دریافت خواهیم کرد.

پینوشت: صدرا علی آبادی عزیز نیز بصورت مفصل در این باره نوشته است. (همانطور که گفتم، من این تکنیک ها را از همین دوستان و متمم یاد گرفته ام)